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SERVICIO NOTARIAL DIGITAL Y PRESENCIAL

En noviembre de 2024 se cumplió un año de la entrada en vigor de la Ley 11/2023, que permitió la digitalización de diversas actuaciones notariales. Desde el mismo día de su aprobación, los 2.721 notarios prestan servicios online a los ciudadanos y empresas que lo requieren en la Sede Electrónica Notarial, entrando por el portalnotarial.es, que ya cuenta con más de 477.000 usuarios.

REDACCIÓN

Hace un año la ley permitió al Notariado crear el protocolo notarial electrónico, gracias al que pueden generarse copias electrónicas autorizadas de las escrituras públicas para ciudadanos y empresas, de forma que estos pueden presentarlas en los organismos pertinentes e intercambiárselas sin necesidad de desplazamientos, con el consiguiente ahorro en tiempo. El protocolo notarial electrónico permite generar copias con Código Seguro de Verificación (CSV) cuya comprobación tiene lugar en la Sede Electrónica Notarial.

 


MARÍA TERESA BAREA: “LA ESENCIA DE NUESTRA FUNCIÓN, QUE ES PROPORCIONAR SEGURIDAD JURÍDICA, SIGUE SIENDO LA MISMA”


 

Durante el primer año de vigencia de la nueva ley, los notarios autorizaron 6.916.845 protocolos electrónicos notariales y generaron 7.814.840 copias electrónicas para Administraciones, empresas y ciudadanos, contribuyendo a agilizar el tráfico jurídico y económico del país.

Estos protocolos electrónicos están depositados, de forma encriptada, en el Consejo General del Notariado, y solo puede acceder a ellos el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que siguen estando en las notarías.

Autorizaciones online

Esta ley también permitió a los notarios la autorización online de todos los actos societarios, de las pólizas mercantiles y de algunos poderes especiales; de los requerimientos iniciales de ciertas actas; de las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad; y de la división de la propiedad horizontal, así como la legitimación de firmas, entre otros.

Este gran paso para el Notariado, que la ley avaló hace un año, vino a ser el broche de una andadura que comenzó hace veinte años y que, sin duda, continuará en el futuro. Como explica la portavoz del Consejo General del Notariado, María Teresa Barea: “En 2005 comenzamos a generalizar la utilización de tarjetas de firma electrónica y se lanzó el Índice Único Informatizado Notarial, una gran base de datos que se elabora con información extraída de los documentos notariales, convenientemente anonimizada”.

Barea explica que las notarías están totalmente digitalizadas. “Por la mañana, el notario, al tiempo que llega a la notaría y coge el bolígrafo, está cogiendo la tarjeta de firma electrónica; nos comunicamos con las Administraciones por vías electrónicas completamente seguras y también podemos hacerlo con ciudadanos y empresas, pero la esencia de nuestra función, que es proporcionar seguridad jurídica, sigue siendo la misma tanto de manera presencial como digital”.

APUESTA TECNOLÓGICA DEL NOTARIADO

Hablamos con la portavoz del Consejo General del Notariado, María Teresa Barea, que, como notaria, ha vivido la entrada en vigor de la Ley 11/23; y con Carles Llach, director de Negocio del Centro Tecnológico del Notariado, cuyos profesionales han desarrollado los mecanismos para su implementación digital.

TERESA BAREA,

notaria y portavoz del Consejo General del Notariado.

“La Ley 11/23 supuso un cambio en la forma de funcionar en las notarías”

 

¿Cuál es el balance tras un año de la entrada en vigor de la Ley 11/23?

Podemos sentirnos satisfechos. Esta ley era todo un reto; suponía un cambio en la forma de funcionar en las notarías por la necesidad de generar el protocolo electrónico, las matrices en su soporte electrónico y tener que subirlas a un depósito encriptado con todos los mecanismos de seguridad. Eso era un desafío para nuestra forma habitual de trabajar, pero, por grande que fuera, lo superamos desde el día uno de la entrada en vigor de la ley.

¿Ha reducido la digitalización el número de notarías?

No, todos los notarios de España seguimos a disposición de los ciudadanos en las mismas oficinas que existían antes, distribuidas por todo el territorio español. Cualquier ciudadano tiene cerca siempre a un notario, a una distancia y tiempo razonable. La digitalización simplemente nos ofrece un camino más, pero no sustituye a la vía presencial que siempre queda abierta para el que la prefiera.

¿En qué se diferencia una notaría de hoy de la de hace veinte años?

Lo que ha cambiado tiene que ver más con el elenco de medios materiales que con la esencia de nuestra función, que sigue siendo la misma: la cercanía con la persona, el asesoramiento y control de legalidad, cómo verificamos que todo es seguro acorde con la ley y que no va a generar problemas. Seguimos desplazándonos cuando una persona lo necesita y dando seguridad a los negocios jurídicos. No ha cambiado la confianza del ciudadano en el notario, ni nuestra función antilitigiosa; tampoco nuestra labor como cooperadores necesarios de las Administraciones para luchar contra el blanqueo de capitales.

CARLES LLACH,

director de Negocio del Centro Tecnológico del Notariado.

“Estamos mejorando la experiencia del usuario en el Portal Notarial del Ciudadano”

 

¿Cuál es el servicio notarial online más solicitado por los usuarios del Portal Notarial del Ciudadano (PNC)?

Cabe destacar la buena acogida de los servicios notariales que se prestan online a través de videoconferencia, gracias a las facilidades que esta ofrece a ciudadanos y empresas. Los más solicitados, en este sentido, son las cartas de pago y cancelación de garantías, los poderes para actos societarios, las pólizas mercantiles, el otorgamiento de otros actos societarios (legitimación de firmas, conciliaciones) y las actas de manifestaciones.

¿Qué otra ventaja para el ciudadano destacaría del Portal?

Es la puerta de entrada a la Sede Electrónica Notarial y, por ello, otra de las ventajas que ofrece la continua digitalización del Notariado es que el ciudadano puede saber las escrituras públicas que ha otorgado en los últimos veinte años y qué notarios las custodian. Es decir: puede saber ante qué notarios realizó determinados actos o contratos y si le interesa pedirles copias de los documentos públicos donde se recogieron.

¿Se ha llevado a cabo algún otro avance tecnológico en el Notariado durante el año 2024?

Desde el CTNotariado tenemos en desarrollo nuevos proyectos para ayudar a la corporación notarial a ofrecer un mejor servicio al ciudadano. Actualmente estamos aplicando unos cambios en el PNC que permiten optimizar la experiencia de usuario: un proceso de registro más ágil, un buscador de notarios y servicios más visible y una resolución mejorada para dispositivos móviles.
Otro importante proyecto que ha visto la luz a finales de 2024 y que se irá consolidando paulatinamente es el Portal Notarial de la Banca, que permite ofrecer en un solo espacio todos los servicios notariales a las entidades financieras.