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EL PORTAL NOTARIAL DEL CIUDADANO: LA ENTRADA A UNA NUEVA ERA
El Portal Notarial del Ciudadano es la herramienta mediante la cual ciudadanos y empresas pueden solicitar diversas gestiones y servicios notariales, con la misma seguridad y garantías que si fueran a las notarías. En él y gracias a la Ley 11/2023 que incluye la digitalización de actuaciones notariales, los notarios pueden autorizar diversos actos jurídicos online.
FÁTIMA PÉREZ DORCA
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La nueva regulación también ha hecho posible que el Notariado haya puesto en funcionamiento el protocolo electrónico, que permite la conservación de los documentos notariales en formato digital. Desde el 9 de noviembre de 2023, fecha de su lanzamiento, hasta el 20 de diciembre del mismo año, los notarios autorizaron 592.604 documentos que se conservan en su versión en papel en las notarías y en su versión digital en los protocolos electrónicos, custodiados por el Consejo General del Notariado.
¿Qué otras novedades ha traído consigo la nueva ley? Ahora los ciudadanos pueden disponer, accedido a la Sede Electrónica Notarial a través de la web del Portal Notarial del Ciudadano, de copias electrónicas autorizadas de sus documentos notariales. Según datos del centro tecnológico del Notariado Ancert, a cierre de esta edición se habían expedido 21.362 copias electrónicas autorizadas y 3.647 copias electrónicas simples.
LOS NOTARIOS PUEDEN PRESTAR ÍNTEGRAMENTE ‘ONLINE’, SI LO QUIEREN CIUDADANOS O EMPRESAS, DIVERSOS SERVICIOS NOTARIALES
Los notarios también pueden prestar íntegramente en el Portal algunos servicios, fundamentalmente de carácter mercantil, como la constitución de sociedades, en respuesta a la directiva de la Unión Europea que permite que cualquier ciudadano pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física.
“Los servicios digitales son una opción para los ciudadanos y las empresas. Los notarios seguirán prestando mayoritariamente sus servicios en persona en las casi 3.000 notarias que tienen repartidas por todo el país, evitando cualquier brecha digital”, explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado.
Como aclara la portavoz del Consejo General del Notariado, María Teresa Barea, “desde 2021 los ciudadanos pueden elegir a través del Portal al notario que prefieran, mantener con él video conferencias seguras, realizar los trámites necesarios previos al otorgamiento de testamento, designar al notario que autorizará su préstamo hipotecario o acceder al servicio de legitimación notarial de firmas electrónicas”.
El Portal Notarial del Ciudadano, que ya cuenta con más de 1.000 empresas y 387.700 ciudadanos registrados, es un espacio dotado de las mayores medidas de seguridad, ya que el servicio tecnológico del Notariado ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad, nivel alto, del que solo disponen contados organismos.
Los notarios llevan más de dos décadas sirviéndose de los avances tecnológicos para prestar un servicio más ágil, siendo pioneros en desarrollo tecnológico entre los 22 notariados existentes en la UE.
Al protocolo electrónico solo tienen acceso el notario titular y los empleados que este designe a efectos, por ejemplo, de expedición de copias.
FRANCISCO SANTOS,
jefe de proyecto del centro tecnológico del Notariado Ancert
«El usuario debe ir a la web ‘portalnotarial.es’ y rellenar un breve formulario»
Hablamos sobre el Portal Notarial del Ciudadano (PNC) con el jefe de proyecto del centro tecnológico del Notariado, Ancert, Francisco Santos, y con el notario Pedro Rincón.
¿Es sencillo acreditarse en el Portal Notarial del Ciudadano?
Es muy fácil. El usuario debe ir a la web portalnotarial.es y rellenar un breve formulario. Para su total seguridad necesitará tener un certificado cualificado, disponer de Cl@ve PIN o acreditarse gratuitamente en una notaría.
¿Cuántas copias electrónicas, autorizadas y simples, han sido depositadas en el PNC desde la entrada en vigor de la nueva ley?
A 20 de diciembre de 2023 las copias electrónicas simples gestionadas en solicitudes de ciudadanos y publicadas en depósito sumaban 3.647. Por su parte, las copias electrónicas autorizadas alcanzaban las 21.362.
¿Cuáles son los actos más realizados por los ciudadanos?
Algunos de los servicios más solicitados por parte de los ciudadanos son la selección de notario para recibir asesoramiento imparcial, la emisión de actas de operaciones de crédito inmobiliario y la solicitud de copias electrónicas simples y autorizadas (para las que se les facilita un Código Seguro de Verificación), entre otros.
¿Qué pasos debe dar el ciudadano para crear una empresa por vía online ante notario?
El primer paso es darse de alta en el Portal Notarial del Ciudadano y acreditarse en el mismo. Desde allí podrá cumplimentar todos los datos necesarios, aportar la documentación que sea precisa y, por supuesto, elegir el notario que quiera que autorice la escritura de constitución. Concertará una cita online con el notario, con quien podrá intercambiar documentación durante el proceso y, a través de un sistema de videoconferencia especial y seguro, comparecerá en el Portal ante el notario elegido y firmará la escritura, con plenos efectos y garantías legales y tecnológicas.
¿Para qué sirve una copia electrónica autorizada?
La copia autorizada es la que da fe del contenido del negocio o del acto autorizado ante notario. Al ser electrónica, permite al ciudadano servirse de ella sin necesidad de papel, tan sólo entregando, a quien le interese, el Código Seguro de Verificación que permite la consulta de la copia en la Sede Electrónica Notarial.
Si un ciudadano no recuerda con qué notario firmó una escritura, ¿puede comprobarlo a través de este portal?
Sí, efectivamente. Cualquier ciudadano, accediendo al Portal Notarial del Ciudadano y acreditándose en él, puede comprobar todos los documentos que ha otorgado en los últimos veinte años y, si le interesa, pedir copias de los mismos, todo ello desde el mismo Portal y sin desplazamientos.
