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RETOS TECNOLÓGICOS DEL NOTARIADO
REDACCIÓN
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La deontología y la digitalización notarial fueron los pilares centrales de las Jornadas Notariales de Poblet-La Palma este año, organizadas conjuntamente por el Colegio Notarial de Cataluña y el Colegio Notarial de Canarias. El evento, bajo el nombre Deontología y tecnología, redes sociales y aspectos éticos y prácticos de la Ley 11/2023, se celebró del 23 al 25 de noviembre en el Monasterio de Poblet, y contó con la asistencia de casi un centenar de notarios de toda España.
Digitalización notarial
Las jornadas se centraron en la entrada en vigor de la Ley 11/2023 de transposición de Directivas de la Unión Europea en materia de digitalización de las actuaciones notariales, entre otros. Esta ley ha supuesto la creación del protocolo electrónico notarial, que convive con el protocolo en papel, desde el pasado 9 de noviembre. Con ella, por primera vez en la historia, los notarios pueden autorizar determinados documentos -como la constitución de sociedades- de forma telemática.
Estos nuevos retos en materia tecnológica fueron objeto de debate de las jornadas, que incluyeron diversas conferencias y mesas redondas. El acto inaugural estuvo presidido por el Padre Abad del Monasterio de Poblet, Octavi Vilà, quien destacó “la reanudación de la relación entre el Monasterio y el Notariado, iniciada 60 años antes” y remarcó “que Poblet es un lugar de encuentro entre diversas sensibilidades”. La clausura fue a cargo del presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz; el decano del Colegio Notarial de Cataluña, José Alberto Marín, y el decano del Colegio Notarial de Canarias, Alfonso Cavallé.
EL ACTO CONTÓ CON LA ASISTENCIA DE CASI UN CENTENAR DE NOTARIOS PROCEDENTES DE TODA ESPAÑA
José Ángel Martínez Sanchiz señaló la necesidad de “estimular este tipo de actos y fomentar el compañerismo en el Notariado -también el digital-. Encontrarnos que es la forma de avanzar y mejorar en nuestras funciones para, posteriormente, poderlo trasladar a la ciudadanía de la mejor manera posible”.
José Alberto Marín fue el encargado de exponer las conclusiones de las jornadas, entre las que destacó que “es deber de los notarios utilizar la tecnología para mejorar la sociedad. Las tecnologías no pueden poner en cuestión los principios notariales esenciales, sino que deben ser reforzados por las mismas; la videoconferencia debe ser una herramienta al servicio de los notarios y no un fin en sí misma, y el protocolo debe ser desarrollado en beneficio de los ciudadanos”. También agradeció la participación de todos los presentes, especialmente los ponentes, a quienes calificó de un alto nivel.
Alfonso Cavallé, finalmente, señaló que “el objetivo de las jornadas siempre ha sido el mismo: el compañerismo. Además, hemos abordado aspectos fundamentales deontológicos, uno de los fines de esta jornada, y también hemos podido observar la necesidad de fomentar el estudio de todas las novedades legislativas, en especial ahora, con la llegada del protocolo electrónico.”
El protocolo electrónico, a debate
Durante las jornadas, los notarios tuvieron ocasión de debatir sobre la Videoconferencia y función notarial en la mesa redonda moderada por la vicedecana del Colegio Notarial de Cataluña, Raquel Iglesias, quien aseguró que “la videoconferencia es una herramienta que debemos utilizar cuando sea necesario, sin perder la esencia de nuestra función: asesorando y brindando seguridad al ciudadano. Nos encontramos en el mejor momento, porque estamos al comienzo de la aplicación de la ley, y tenemos todo el futuro por delante para hacerlo bien”.
EL PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL CONVIVE CON EL PROTOCOLO EN PAPEL, DESDE EL PASADO 9 DE NOVIEMBRE
La mesa contó con la participación de Ángela Portillo, notaria de Montblanc, quien trató los inconvenientes y desventajas de la videoconferencia; Andrés Valdés, notario de Tortosa, quien abordó los aspectos técnicos de la misma; María Armas Herráez, notaria de Barcelona y miembro de la Junta Directiva del Colegio Notarial de Cataluña, que habló de sus ventajas; y Rocío Ramírez, notaria de Torroella de Montgrí-L’Estartit, quien expuso los retos a los que ha hecho frente en su notaría para su aplicación.
El notariado también analizó El protocolo electrónico, ventajas e inconvenientes, en la segunda mesa redonda celebrada el sábado, que estuvo moderada por el notario de Telde, José Ignacio González, y contó con la participación de Antonio Longo, notario de Sant Just Desvern; Santiago Tomás, notario del Puerto del Rosario; y Elena Cantos, notaria de Barcelona.
José Ángel Martínez Sanchiz:
«Encontrarnos es la forma de avanzar y mejorar en nuestras funciones para poderlo trasladar a la ciudadanía»
José Alberto Marín:
«Es deber de los notarios utilizar la tecnología para mejorar la sociedad»
Alfonso Cavallé:
«Hemos abordado aspectos fundamentales deontológicos, uno de los fines de esta jornada»
Un entorno histórico
Las primeras Jornadas Notariales de Poblet se celebraron en 1962, para conmemorar el centenario de la Ley del Notariado, y tuvieron continuidad hasta 1971. En los últimos años, con las Jornadas Notariales de la Palma, centradas en deontología, y las Jornadas de Sant Benet, sobre actualidad notarial, se recuperó el espíritu de aquellas que, finalmente, cristalizó con la organización de las Jornadas Notariales de Poblet-La Palma. Estas tuvieron lugar por primera vez en 2021 en Tenerife, y han tenido su continuidad con la organización este año en Poblet. Está previsto que se convoquen de forma alterna en Canarias y Cataluña.
Parte del programa de las jornadas puso en valor el entorno monumental del Monasterio de Poblet, incluyendo actividades como la asistencia a las vísperas con los monjes cistercienses o una visita guiada al monasterio, entre otras.
Gran avance en la digitalización notarial
El 9 de noviembre entraron en vigor las medidas incluidas en la Ley 11/2023 que ha permitido crear el protocolo electrónico notarial, lo que agilizará el intercambio de información y generará de forma casi inmediata millones de copias electrónicas de los documentos notariales.
La ley también permite por primera vez en la historia que los ciudadanos y las empresas dispongan de copias electrónicas de sus documentos notariales y que puedan intercambiárselas o enviarlas a los organismos que se las soliciten, con el consiguiente ahorro de tiempo y papel.
Los ciudadanos pueden elegir online al notario que prefieran; localizar al que custodia los originales de sus escrituras y pedirle copias; mantener con él videoconferencias seguras, y consultar e intercambiar documentación previa a la firma de la escritura pública. También pueden prestar íntegramente algunos servicios notariales, fundamentalmente de carácter mercantil, como la constitución de sociedades online, como respuesta a la exigencia de la Unión Europea (plasmada en la Directiva 2019/1151) de permitir que cualquier ciudadano pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física. Estos servicios se prestan en la Sede Electrónica Notarial, dotada de las mayores medidas de seguridad, a la que se accede a través de www.portalnotarial.es
Como explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado, “los servicios digitales son una opción para los ciudadanos y las empresas. Los notarios seguirán prestando mayoritariamente sus servicios en persona en las casi 3.000 notarías que tienen repartidas por todo el país, evitando cualquier brecha digital”.
