Por primera vez en la historia los notarios podrán autorizar determinados actos y negocios jurídicos por vía online si así lo quieren ciudadanos o empresas. Este paso, que podemos calificar de histórico, ha sido posible por la reciente aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales.

La aprobación de esta ley supone un antes y un después, ya que, en el plazo de seis meses tras su publicación en el BOE, los ciudadanos y las empresas podrán realizar online determinados actos y contratos ante el notario que elijan sin necesidad de desplazarse, a través de la sede electrónica notarial y con los controles precisos para preservar la seguridad jurídica.

OTRA GRAN NOVEDAD ES LA APERTURA DE LA SEDE ELECTRÓNICA NOTARIAL A CIUDADANOS Y EMPRESAS

Es importante reseñar que lo que se ofrece es una vía alternativa: los ciudadanos y las empresas seguirán teniendo a su disposición las casi 3.000 notarías repartidas por todo el territorio nacional y en ellas, a los notarios.

Máxima seguridad

El otorgamiento de estos documentos se llevará a efecto mediante videoconferencia en el entorno seguro de la sede electrónica notarial y serán autorizados por los notarios con su firma electrónica cualificada, de la que disponen desde hace más de veinte años.

La vía online se abre por la ley respecto de determinados actos jurídicos que pueden realizarse como hasta ahora en papel o, si se prefiere, electrónicamente. Los documentos susceptibles de llevarse a efecto telemáticamente rondarían, con las cifras actuales, el número de 3.200.000. Entre ellos, destacan las pólizas mercantiles y los actos societarios, pero también determinados actos unilaterales como los poderes (con la excepción de los generales y preventivos), las cartas de pago, declaraciones de obra nueva y división horizontal que no impliquen extinción de condominio, e incluso testamentos en situación de epidemia, y finalmente, si el notario lo considera conveniente, actos de conciliación.

Es decir: los actos o negocios que se podrán autorizar a distancia serán fundamentalmente los unilaterales y aquellos otros en los que se ha considerado que la presencia física ante el notario puede ser sustituida por la electrónica.
Hasta la aprobación de esta ley los notarios solo podían realizar gestiones online, como el envío de copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos.
También podían intercambiarse entre ellos documentación y copias electrónicas autorizadas de las escrituras.
Todas estas gestiones han sido y son de gran importancia, ya que han permitido durante dos décadas la circulación por redes seguras, creadas por el centro tecnológico del Notariado (Ancert), de millones de copias autorizadas de escrituras públicas, así como el intercambio de información y la realización de numerosos trámites en la sede electrónica notarial, lo que da una idea de su envergadura y su seguridad.

La sede electrónica notarial

Otra gran novedad es la apertura de la sede electrónica notarial, en funcionamiento desde hace 20 años, a ciudadanos y empresas. La puerta de entrada a esta sede es el Portal Notarial del Ciudadano, que lleva más de dos años en funcionamiento, ofreciendo diversas gestiones y trámites. De hecho, ya hay más de 300.000 personas dadas de alta en él.

En este mismo portal podrán también, ciudadanos y empresas, recibir y guardar, si así lo desean, copias electrónicas autorizadas de sus documentos notariales, con el consiguiente ahorro en tiempo y papel.

Esta sede es única y corresponde al Consejo General del Notariado su titularidad, desarrollo, gestión y administración.

Máxima seguridad

La seguridad informática del proceso quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ello desarrollado por Ancert.

De hecho, el Notariado ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, respecto de todos sus sistemas de información, procesos, bases de datos, sedes, plataformas y portales para el ejercicio de su función pública.

“La seguridad jurídica la aportará siempre la intervención notarial. El hecho de que el otorgamiento se produzca a distancia no impide la aplicación de los controles a cargo del notario, porque al realizarse mediante una videoconferencia segura se mantiene el principio de inmediación en que se basa la actuación notarial sin que, atendida la concreta naturaleza de los actos concernidos, se produzca una relajación o disminución de la seguridad jurídica”, ha dicho el presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz.

Sociedades online

Esta ley transpone la Directiva 2019/1151, que exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país.

La Directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y que en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros, donde las sociedades se constituyen ante notario se mantenga un modelo que es seguro y ágil y que permite lucha contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

El notariado español está preparado desde hace más de dos años para constituir sociedades limitadas por vía electrónica, en su sede electrónica y por videoconferencia.

El protocolo electrónico notarial

Quizás lo más relevante de la reforma, pero que seguramente pasará más desapercibido, sea la creación del protocolo electrónico notarial, que convivirá con el protocolo en papel, y que seguirá custodiando cada notario.

La existencia del protocolo electrónico permitirá, entre otras cuestiones, una mayor agilidad en la transmisión de información a las Administraciones públicas y a particulares y empresas, algo clave para, por ejemplo, la lucha contra el blanqueo de capitales o el fraude fiscal.

LO QUE SE OFRECE ES UNA VÍA ALTERNATIVA: LOS CIUDADANOS Y LAS EMPRESAS SEGUIRÁN TENIENDO A SU DISPOSICIÓN LAS CASI 3.000 NOTARÍAS

Los protocolos electrónicos estarán depositados en el Consejo General del Notariado y solo podrán acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.

Damos desde aquí la bienvenida a esta nueva ley, convenidos de que los notarios, como ya han demostrado en otras ocasiones, harán frente a este reto con la dedicación, responsabilidad y seguridad que les caracteriza.