Esto posibilitó que los notarios alcanzasen altos grados de eficiencia y una constante mejora en la prestación de sus servicios a la sociedad. Un camino en el desarrollo tecnológico cuya cima se alcanzará en noviembre de este año con la entrada en vigor de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales; y que trae consigo la creación del protocolo electrónico notarial.

En 2021 se abrió esa sede electrónica a ciudadanos y empresas a través del Portal Notarial del Ciudadano, en el que actualmente se pueden realizar algunos trámites previos a la firma, videoconferencias con el notario y recibir copias simples de las escrituras públicas, entre otros.

LOS PROTOCOLOS NOTARIALES PERTENECEN AL ESTADO Y LOS NOTARIOS SON SUS CUSTODIOS

Será en noviembre de 2023 cuando se dará un paso más pues, gracias a la aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales, los notarios podrán autorizar actos jurídicos por vía online por primera vez en la historia y pondrán en marcha el funcionamiento de su protocolo electrónico.

Los documentos que se podrán autorizar por vía íntegramente online, a través del Portal Notarial del Ciudadano, serán las pólizas mercantiles y todos los actos societarios, así como determinados actos unilaterales como algunos tipos de poderes, las cartas de pago, las declaraciones de obra nueva y la división horizontal que no implique extinción de condominio, testamentos en situación de epidemia y, si el notario lo considera conveniente, actos de conciliación. Para que esos servicios se puedan realizar de forma online el notario requiere de la existencia del protocolo electrónico, que convivirá con el protocolo notarial en papel.

LOS NOTARIOS PODRÁN ENTREGAR COPIAS ELECTRÓNICAS AUTORIZADAS DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES A LOS CIUDADANOS Y EMPRESAS

¿Qué es el protocolo notarial? El protocolo notarial en papel es la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas en un año por cada notario. El Reglamento Notarial indica cómo tienen que ser los tomos en los que se conserva, «el grueso del libro va metido en una caja de cartón para evitar que le entre polvo y las cubiertas y correas con las que va atado son de piel, como marca la regulación», explica la notaria y portavoz del Consejo General del Notariado, María Teresa Barea. «Al final del año el notario tiene todo lo que ha firmado en 20 o 30 tomos encuadernados y ese es su protocolo anual». Este protocolo, de carácter confidencial, se formaliza y conserva, inicialmente, en la plaza notarial correspondiente y es custodiado por el notario titular de cada plaza, que no se lo lleva en caso de traslado pues el protocolo pertenece al Estado. Los notarios los conservan, con arreglo a las leyes, como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad.

Cuando entre en vigor la nueva ley y los notarios comiencen a utilizar el protocolo electrónico, este «será un reflejo idéntico del protocolo en papel. Es decir, de cada escritura solo habrá una matriz que tendrá un doble soporte (en papel y digital)», señala Barea. La escritura en papel será conservada en la notaría y su versión digital se enviará al Consejo General del Notariado en formato PDF, encriptado, junto a una ficha en formato XML con los datos de ese documento extractados. Tendrán acceso a ese protocolo tanto el notario titular, bajo su clave, como los empleados que éste designe a efectos, por ejemplo, de expedición de copias. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos, transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza, a los Archivos Generales de Protocolos de cada colegio notarial.

Gracias al protocolo electrónico los notarios podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos.