EN EL ESCAPARATE

El Notariado, en primera línea de la transformación digital

El Portal Notarial del Ciudadano supone un nuevo hito en la gran revolución tecnológica del Notariado. Con su reciente puesta en marcha, los usuarios podrán realizar diversas acciones notariales de manera digital, como recibir asesoramiento por videoconferencia, iniciar la preparación de un testamento, designar al notario que autorizará su préstamo hipotecario o realizar los trámites necesarios para la creación de una sociedad. Todo ello dentro de un espacio seguro: la sede electrónica notarial.

 

SOFÍA LÓPEZ DE ILARRAZA

“Con el Portal Notarial del Ciudadano confiamos en situar al Notariado en la primera línea de la transformación digital, colocándonos en la mejor posición posible para prestar a la sociedad un servicio aún más ágil e igual de seguro”, explica el presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz.

Además, el Portal permite al ciudadano saber qué documentos notariales ha realizado durante los últimos 17 años y qué notario los custodia, pudiendo solicitar una copia simple electrónica de las escrituras públicas para tenerlas disponibles y guardadas en un espacio privado y seguro dentro de esta sede.

“Con el Portal Notarial del Ciudadano confiamos en situar al Notariado en la primera línea de la transformación digital, colocándonos en la mejor posición posible para prestar a la sociedad un servicio aún más ágil e igual de seguro”, explica el presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz.

¿Cómo acceder? El usuario sólo necesita registrarse en https://www.portalnotarial.es/ mediante un rápido proceso utilizando usuario y contraseña. Desde ese momento tendrá la posibilidad de acceder a muchas de las prestaciones que ofrece el portal, como elegir notario e informarse de sus servicios o iniciar con él la elaboración de su testamento o los trámites necesarios para constituir una sociedad mercantil.

Ciertas gestiones exigen un nivel más alto de seguridad como, por ejemplo, conseguir las copias simples electrónicas de los documentos que el ciudadano o la empresa haya otorgado en cualquier momento y tenerlas archivadas en el Portal. En estos casos será necesaria la acreditación, que se puede realizar acudiendo presencialmente y de manera gratuita a cualquier notaría de España, o bien mediante un certificado cualificado (cualquiera de los 24 españoles existentes o los autorizados por el reglamento EIDAS) incluido el DNI electrónico.

A partir del momento en que el usuario esté acreditado tendrá acceso a todos los servicios del Portal, presentes y futuros, desde cualquier dispositivo fijo o móvil, sea cual sea su sistema operativo, y de forma muy intuitiva. El sistema proporciona que el ciudadano acceda a una sede electrónica segura, apartada por completo de los cauces normales de internet y que circula siempre por servidores y con software propios del Consejo General del Notariado.

Este tipo de acreditación necesaria proporcionará seguridad a todas las partes: por un lado, al notario, garantizando que la persona que hay al otro lado es quien realmente está identificada en el Portal y, por otro, al usuario al que da certeza de que quien está al otro lado es el notario que ha elegido.

Vanguardia tecnológica. Luis Fernández-Bravo, delegado de nuevas tecnologías del Consejo General del Notariado, asegura que “el Portal es una puerta a la Sede Electrónica Notarial, orientada ahora a un público que demanda servicios digitales en su vida cotidiana como alternativa a los sistemas de acceso que venimos ofreciendo desde siempre y que deben permanecer porque prestamos una función pública universal y para todos, a los dos lados de la brecha digital. Esta nueva puerta de entrada es un gran hito. Así, somos posiblemente una de las corporaciones con un mayor grado de digitalización de España”.

Y es que el Notariado Español lleva más de 20 años a la vanguardia en cuanto a las nuevas tecnologías. Fue de las corporaciones pioneras en España en esa materia. Desde hace dos décadas, los más de 2.800 notarios están integrados en una única red privada propia que les conecta de forma segura con los 17 colegios notariales, el Consejo General del Notariado y la Administración Pública: la Sede Electrónica Notarial. Ahora con el Portal se abre esta sede electrónica también a los ciudadanos.

A lo largo de 2020, desde la Sede Electrónica Notarial se enviaron 8 millones de copias digitales de documentos notariales a las Administraciones, cerca de 2,5 millones a los registros y al Catastro, miles de liquidaciones telemáticas, certificaciones o remisiones de datos. Actualmente circulan por los canales seguros del Notariado español más de treinta millones de documentos online. Los notarios han utilizado su firma electrónica 20 millones de veces.

Con respecto a la agilización de la puesta en marcha del Portal motivada por la pandemia provocada por el coronavirus, Fernández‐Bravo explica que “veníamos trabajando en ello desde mucho antes de la irrupción de la pandemia aunque, sin duda alguna, esta ha impulsado aún más el trabajo, porque nos ha mostrado la necesidad que tenemos los ciudadanos y las empresas de lograr esa rapidez y de poder hacer trámites a distancia y sin desplazamientos”.

Cabe señalar que el portal tiene un marcado objetivo de ayudar a las personas más vulnerables. Se ha realizado un gran esfuerzo por acelerar su puesta en marcha y favorecer la tramitación de las moratorias hipotecarias de estas personas. Las videoconferencias permiten al notario prestar asesoramiento a las personas más vulnerables, en un espacio totalmente seguro, evitando su desplazamiento.

Sociedades online. El Portal Notarial del Ciudadano permite, entre otras acciones, solicitar una cita para constituir una sociedad telemáticamente, a falta de la autorización y firma, que, a día de hoy, es necesario hacer en la notaría físicamente, cuestión pendiente que se solventará una vez transpuesta la Directiva 2019/1151 sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de Sociedades.

La normativa europea persigue que los emprendedores de toda la UE puedan crear sus empresas de forma sencilla y segura desde su propio ordenador, íntegramente en línea, sin que ello implique renunciar al control de legalidad y al asesoramiento de los notarios, que garantizará que todos los estándares de seguridad alcanzados en el mundo analógico se mantengan en el digital.

Con esta directiva se simplificará, en términos de coste y tiempo, el establecimiento de una sociedad o la apertura de una sucursal en otro Estado miembro, con el fin de fomentar la competitividad de las empresas, fundamentalmente pymes, y favorecer el funcionamiento y modernización del mercado interior en un entorno de globalización y digitalización. La directiva menciona explícitamente a los notarios como parte del sistema de constitución de sociedades en línea.

Adoptada en junio de 2019 por el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea, esta norma fijaba en agosto de 2021 la fecha para su transposición a los ordenamientos jurídicos nacionales. A la espera de la habilitación por el legislador, el Notariado español está preparado tecnológicamente para crear una sociedad en apenas unos minutos, a través de videoconferencia y firma electrónica.

«La transposición de la directiva europea sobre la constitución telemática de sociedades impone una doble exigencia: la del cambio normativo, que es relativamente sencilla de cumplir, y la del desarrollo técnico necesario para implantar los procedimientos íntegramente en línea, que en España ha sido resuelta antes que en ningún otro país por el Notariado español», declaró Álvaro Lucini, delegado del Consejo General del Notariado para el Consejo de los Notariados de la Unión Europea en el seminario Seguridad Jurídica y Digitalización, celebrado este verano por el CGN en colaboración con la Universidad del País Vasco.

Durante el seminario también se pronunció al respecto la directora general de Seguridad Jurídica y Fe Pública del Ministerio de Justicia, Sofía Puente, quien señaló que: «Esperamos que próximamente se presente la Ley de Eficiencia Digital que contemplará la transposición de la directiva comunitaria de constitución telemática de empresas ante notario. El Notariado está preparado para asumir el reto de la transposición de dicha directiva».

Los hitos más destacados de la innovación tecnológica del Notariado

2002: Constitución de la Agencia Notarial de Certificación (Ancert), la empresa de tecnologías del Notariado, y uso por todos los notarios de la firma electrónica reconocida notarial. La firma electrónica reconocida notarial asegura la integridad de datos, la autenticidad del origen y el no repudio.

2003: Creación de la copia electrónica autorizada notarial de la escritura pública.

2004: Creación del Índice Único Informatizado Notarial. Base de datos en la que se vuelca el contenido íntegro de los documentos notariales. Segunda mayor existente en España en el que hay identificadas 44 millones de personas.

2004 a 2006: Interconexión de todas las notarías a través de la Red Privada Notarial (RENO) y el despliegue del Sistema Integrado de Gestión Notarial (SIGNO). Comienzo de las comunicaciones electrónicas entre los notarios y las Administraciones Públicas para ofrecer la máxima seguridad en sus transacciones electrónicas.

2012: Inicio de la proyección internacional de Ancert con la implantación de la firma electrónica en el Registro General de la Propiedad de Guatemala.

2013: Apertura del Centro de Información Estadística del Notariado, que recoge los datos con valor estadístico procedentes del Índice Único Informatizado Notarial.

2014: Creación de la Aplicación de Gestión Notarial (AGN) diseñada para agilizar la gestión interna de las notarías y dar homogeneidad a la información que manejan los notarios.

2017: Puesta en marcha del Servicio de Tramitación Inmobiliaria. Facilita la comunicación entre el colectivo notarial y el Catastro para dar cumplimiento a las obligaciones de suministro de información establecidas en el texto refundido de la Ley de Catastro Inmobiliario.

2017: Primera firma electrónica desde la App de Ancert.

2018: Obtención de la acreditación para la generación de la Firma Avanzada Notarial en la nube. Expedida por el Centro Criptológico Nacional (y publicada en el BOE del 27/03/2018). Tras el documento de identidad electrónico (DNI-e), Ancert ha sido el primer prestador de servicios de confianza español en obtener dicha certificación.

2018: Liquidación del ISD. Servicio para calcular el Impuesto de Sucesiones y Donaciones y proceder a su presentación y liquidación, obteniendo telemáticamente el correspondiente resguardo acreditativo para el cumplimiento de la obligación tributaria.

2019: Creación de la aplicación tecnológica para que los notarios puedan cumplir con la Ley del crédito inmobiliario que entró en vigor el 16 de junio de 2019.

2019: Puesta en marcha de la plataforma [email protected] diseñada por Ancert que permite gestionar las solicitudes de cooperación jurídica internacional firmadas digitalmente y en un entorno de comunicación seguro entre autoridades centrales.

2019: Habilitación de una plataforma web para facilitar el intercambio de la información contenida en el Índice Único Informatizado Notarial con el Tribunal de Cuentas.

2020: Desarrollo del proyecto tecnológico que permitirá la constitución de sociedades por vía online, cuando se transponga al ordenamiento jurídico español la Directiva europea sobre esta materia.

2021: Lanzamiento del Portal Notarial del Ciudadano.

¿Cómo solicitar la copia de una escritura desde el Portal?

El notario, como custodio de los protocolos, puede proporcionarle copias simples electrónicas de sus documentos notariales. 

Para ello, tras registrarse y acreditarse en el Portal Notarial del Ciudadano, recibirá una notificación indicándole los notarios que custodian los documentos notariales que usted haya otorgado. Cuando el notario/s haya recibido su petición, verificará los datos y le hará llegar un presupuesto por el importe de las copias, también a través del portal. Una vez aceptado el presupuesto y verificada su identidad, el notario depositará las copias en el Portal, concretamente en el apartado “Mis copias”, un espacio privado y seguro, donde quedarán a su disposición.

Constitución de sociedades

En el Portal hay un espacio habilitado para iniciar la constitución online de una sociedad mercantil. ¿Cómo? Enviando una solicitud en línea al notario que elija, quien, una vez recibida contactará con usted para elaborar el documento bajo sus requerimientos. Además, podrá pedirle asesoramiento por videoconferencia a través del móvil, tableta u ordenador. Después, el notario realizará las gestiones ante Hacienda y los registros. 

Finalmente, una vez confirmada la fecha y hora con la notaría, deberá personarse allí para proceder a la firma del documento de la constitución de sociedad y se publicará una copia electrónica simple en el portal, en un espacio privado, donde la tendrá siempre que la necesite.

Iniciar la preparación del testamento

Con el asesoramiento del notario que elija a través del Portal, podrá decidir cómo repartir sus bienes, derechos y obligaciones. Para ello deberá contestar a unas sencillas preguntas, informar de sus datos, situación civil, herederos a nombrar, y agendar la fecha de autorización y firma del testamento. Una vez el notario elegido haya recibido su petición, contactará con usted para elaborar el testamento bajo sus requerimientos, facilitándole, si se precisa, el borrador para que lo revise y confirme.

Finalmente, una vez confirmada la fecha y hora con la notaría, deberá personarse en la misma para proceder a la autorización y firma del testamento y se le depositará una copia electrónica simple en su espacio privado en este portal.

¿Videoconferencias con notarios?

En el Portal Notarial del Ciudadano podrá mantener una cita por videoconferencia con el notario que haya elegido para un determinado servicio, siempre que este así se lo proponga. Si este es su caso compruebe que dispone del equipo adecuado, y tener un micrófono y una cámara correctamente instalados y configurados.

Previamente a la cita, deberá instalar la aplicación “Cita con el Notario” (disponible en el Portal) en el ordenador desde el que realizará la conexión y reservar la fecha. El día de la cita, acceda a la sección “Mis citas” y pulse el botón “Iniciar cita”. Si no tiene cita previa recibirá una notificación vía SMS. Deberá acceder entonces a la sección “Mis mensajes” del Portal Notarial del Ciudadano y se ejecutará la aplicación previamente instalada en su ordenador.