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En la actual situación de estado de alarma, el artículo 40 del RD-Ley 8/2020 permite excepcionalmente a los notarios levantar acta de una junta general de accionistas mediante videoconferencia, siempre que se asegure de la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral y con imágenes de los asistentes en remoto. Su presencia, también por videoconferencia, otorga fe pública a las actividades mercantiles que se desarrollan en los órganos societarios, con el fin de garantizar la imparcialidad de los actos que se adopten y ofreciendo la tranquilidad a los asistentes que la actuación de un fedatario público otorga.
La garantía de la fe pública. El acta notarial es un documento que recoge por escrito la existencia, valida formación y exacto contenido de lo acontecido en el seno de la junta, cumpliendo en este sentido la misma finalidad probatoria que el acta ordinaria, “con el valor añadido de que al ser un documento público queda bajo la fe del notario los hechos consignados en la misma”. La fe pública notarial es útil para dejar constancia, con valor probatorio, de lo ocurrido en una junta general. La Ley establece que el acta notarial expedida no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre. El encargado de requerir la presencia del notario es el órgano de administración y no el administrador a título individual.
Reglamento. El Reglamento de la Organización y Régimen del Notariado, en su artículo 198 indica expresamente que: “los notarios, previa instancia de parte en todo caso, extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato”. Es importante que, en relación con el acta notarial, se explicite si se trata del acta de la Junta General o si es simplemente la certificación de presencia.
Seguridad jurídica. Levantar acta notarial de una Junta General de socios significa que el fedatario público redacta un documento en el que da fe de las circunstancias formales de la reunión (si se ha respetado el plazo legal de convocatoria, si esta se ha realizado correctamente, nombre y denominación de la sociedad, fecha, hora y orden del día de la convocatoria y órgano convocante, etc.). En el acta se dará fe de lo ocurrido en la reunión, de los acuerdos adoptados y de si la convocatoria ha cumplido con los requisitos legales, pero es importante recalcar que el notario no entra a valorar la legalidad de los posibles acuerdos y declaraciones de los participantes. Una vez levantada, el acta entra a formar parte del libro de actas de la sociedad.
Responsabilidad del presidente. Es al presidente al único a quien compete dirigir la sesión de la Junta General, siendo responsable de la misma, tanto en lo relativo a las propuestas sometidas a votación, como a la deliberación y los propios resultados de las votaciones. Asimismo, corresponde exclusivamente a él “la decisión de prorrogar, interrumpir, continuar o concluir las sesiones de la Junta, sin que sea función del notario más que de dar fe de los hechos o circunstancias concurrentes”, según el criterio de la, en su día, Dirección General de los Registros y del Notariado (hoy Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública). En todo caso el notario podrá obviar reseñar las intervenciones que, a su juicio, no fueren pertinentes por carecer de relación con los asuntos debatidos o con los puntos que figuren en el orden del día.
Presencia notarial. La presencia del notario en la Junta General es, una vez más, la garantía de seguridad jurídica que protege de forma especial a quienes pudieran estar en una situación de inferioridad. Este importante derecho que la Ley reconoce a los socios minoritarios con el 5% o más en sociedades limitadas y con el 1% o más en sociedades anónimas, es muchas veces desconocido, a pesar de que su ejercicio puede ser trascendental ya que si solicitada la presencia del notario en una Junta no se convocase al fedatario público la Junta carecería de legalidad, y por ende, todos sus acuerdos, serían nulos.
Por Carlos Capa
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