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La Inteligencia Artificial llega a las notarías
REDACCIÓN
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El Índice Único Informatizado Notarial, que cumple veinte años, es la base de datos en la que se vuelca el contenido de los documentos notariales; la segunda mayor de España, sólo por detrás de la de la Agencia Tributaria. Recoge información parametrizada de más de 151 millones de documentos públicos, 41 millones de personas físicas y 3,8 millones de personas jurídicas. El Índice tiene una gran utilidad en la colaboración de los notarios con las Administraciones Públicas y en su labor en la prevención y lucha contra el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo o el fraude fiscal.
EL ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO NOTARIAL, QUE CUMPLE VEINTE AÑOS, ES LA BASE DE DATOS EN LA QUE SE VUELCA EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES; LA SEGUNDA MAYOR DE ESPAÑA
Actualmente, las notarías vuelcan en sus servidores manualmente la información para este índice (ya sea total o parcialmente) y suelen ser los empleados los encargados de esta tarea. Con la puesta en marcha de Atenea se reducirán los tiempos de trabajo manual, aunque la labor humana seguirá siendo indispensable para la supervisión de los datos. “Una tarea que ahora puede suponer entre 10-15 minutos para extraer datos de una escritura de volumen alto, se reducirá a dos o tres”, explica Marcos Varela, director de desarrollo del Centro Tecnológico del Notariado.
Según el presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz, con la puesta en marcha de este proyecto “seguimos la senda iniciada hace ya dos décadas en el desarrollo tecnológico de nuestras notarías, lo que nos ha situado en la avanzadilla de las profesiones jurídicas españolas y de los notariados europeos. Nuestro objetivo es continuar con el proceso de digitalización iniciado con la Ley 11/2023, con herramientas que faciliten nuestro día a día y con proyectos que nos permitan la excelencia”.
El valor de los datos
El Índice Único Informatizado y la Base de Datos de Titularidad Real (que nace de él) son piezas clave en la labor que prestan los notarios para la prevención y lucha contra los delitos financieros. “La información recogida en el Índice se utiliza por jueces, fiscales y policía cuando es debidamente requerida, de ahí que el sistema preventivo notarial sea valorado de manera muy positiva por el GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional) y que esté siendo utilizado como modelo por otros países”, explica Pedro Galindo, director del Órgano Centralizado de Prevención del blanqueo de capitales, del Consejo General del Notariado.
También el actual ministro de Economía, Comercio y Empresa, Carlos Cuerpo, incidió sobre las bondades de esta base, a finales de enero, ante el Parlamento Europeo: “Especialmente a través de los notarios tenemos una base de datos que ha sido señalada por numerosos informes como mejores prácticas”.
Desde 2013 funciona, además, el Centro de Información Estadística del Notariado (CIEN), cuya finalidad es poner a disposición de la sociedad datos recogidos en las escrituras que tienen valor estadístico, debidamente desagregados y anonimizados.
Hablamos sobre la Inteligencia Artificial en el día a día de las notarías con el director de desarrollo del Centro Tecnológico del Notariado, Marcos Varela y con el notario, Javier Granado.
EN DIRECTO
MARCOS VARELA
Director de desarrollo del Centro Tecnológico del Notariado
«El objetivo es localizar la información de las escrituras de manera automatizada para extraer, en poco tiempo, un gran volumen de datos»
«El objetivo es localizar la información de las escrituras de manera automatizada para extraer, en poco tiempo, un gran volumen de datos»¿En qué áreas estáis implementando la IA?
Nuestros primeros esfuerzos en Inteligencia Artificial los hemos enfocando en el área de información notarial. El objetivo es localizarla en las escrituras de manera automatizada para extraer, en poco tiempo, un gran volumen de datos que permitan a la corporación agilizar los procesos que llevan a cabo tras la autorización de un documento por parte del notario.
¿Cómo ayudará la IA al usuario de servicios notariales online?
Desde el Centro Tecnológico del Notariado también estamos trabajando en la aplicación de la IA en ‘la ayuda’ online. Simplificaremos la manera de responder a las dudas de usuarios y empresas cuando realicen alguna gestión dentro del Portal Notarial del Ciudadano. https://www.portalnotarial.es/
¿Y a los notarios?
Al aplicar la IA en los procesos de extracción de datos de las escrituras para completar el Índice Único Informatizado Notarial, conseguiremos liberar el tiempo para que los notarios y sus empleados puedan centrarse en tareas más complejas y de mayor valor añadido.
JAVIER GRANADO
Notario
««El Índice notarial ofrece información
estadística relevante desde el punto de vista
jurídico y económico»»
««El Índice notarial ofrece información¿Con qué fin se elabora el Índice Único Informatizado Notarial en las notarías?
Es una fuente de información esencial desde el punto de vista institucional, ya que permite a las Administraciones públicas comprobar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, realizar alteraciones catastrales y luchar contra el blanqueo de capitales, entre otros. También es fundamental a nivel corporativo y social, pues ofrece información estadística relevante desde el punto de vista jurídico y económico.
¿Cómo ha evolucionado la forma de extraer los datos?
Inicialmente el Índice se realizaba de forma manuscrita o mecánica cubriendo unas casillas en pliegos de papel con poco más que los datos de los otorgantes, el concepto del acto y su cuantía. En la actualidad se trasvasan los datos, desde los programas de gestión de las notarías, a un fichero informático que recoge todos los elementos relevantes del acto documentado. Si queremos que sean una herramienta útil y eficaz, la elaboración de los índices debe considerarse en la notaría como técnica y especializada. El último paso, todavía pendiente, es conseguir que los datos se extraigan de forma automatizada y directa de los protocolos electrónicos.
¿Cómo ayuda la IA a la hora de prestar servicio notarial al ciudadano?
La IA nos ayudará en la agilización de labores repetitivas, como las previas al otorgamiento de la escritura (consultas catastrales, registrales, petición de certificados, estructuración de modelos y párrafos…) y también en las posteriores a la firma, como las comunicaciones corporativas, registrales e institucionales. Por supuesto será útil para la formación de índices y el tratamiento de los mismos, así como en la gestión de nuestros despachos.
