Para Felipe Pou, notario en Pamplona y antiguo decano del Colegio Notarial de Navarra, «la formación y conservación del protocolo es uno de los aspectos fundamentales de la función notarial. La custodia del protocolo no tiene solamente una finalidad de mera conservación documental, con objetivos históricos o culturales, sino que está en la base de la eficacia del instrumento público, que se apoya en el hecho de que su original queda en poder del notario y protegido por tanto contra toda alteración posterior. Dejar por escrito los pactos jurídicos y conservarlos para poder recordarlos cuando sea necesario se ha revelado más eficaz que cualquier otro sistema testifical o cualquier otra prueba».

Fernando Ruiz Morollón, notario en la localidad aragonesa de Fuentes de Ebro apunta que «a día de hoy considero muy difícil organizar un sistema de archivo de estas escrituras al margen de los notarios, que intentamos dar rápida solución a problemas que pueden llegar a ser muy graves para ciudadanos que, por ejemplo, no tienen manera de probar su derecho de propiedad».

Itziar Ramos, notaria en Córdoba y miembro de la Junta Directiva del Colegio Notarial de Andalucía, coincide con sus compañeros en resaltar que «el valor de la custodia de los protocolos para la sociedad y los ciudadanos, en particular, es incalculable».

El protocolo notarial nunca se pierde.
Siempre existe un notario a su cargo que lo conserva,
lo custodia y lo mantiene

Matriz
La escritura original que firman los interesados junto con el notario es la denominada ‘matriz’, destinada a incorporarse en el protocolo y ser encuadernada junto con las demás matrices del año en curso. El protocolo encuadernado se guarda en cada notaría durante el plazo de 25 años porque así lo establece la ley.

El protocolo notarial se custodia en las mismas dependencias de la notaría debidamente ordenado por fecha en estanterías. A causa de su peso y volumen se suelen utilizar estanterías metálicas de archivo, que aseguran estabilidad y firmeza para aguantar los tomos. Hay que tener en cuenta que se trata de un protocolo “vivo” respecto del cual se solicitan copias de escrituras, para lo cual es necesario extraer el volumen correspondiente para copiar el original y cotejarlo con el fin de poder asegurar la identidad de la copia.

Cada notario es el responsable de la custodia y la conservación del protocolo que tiene a su cargo en su notaría puesto que el protocolo en sí, es decir, todos los tomos que lo constituyen, son un conjunto de documentos públicos originales, cuya propiedad le corresponde al Estado como titular soberano de la fe pública.

Espacio acondicionado y seguro
«Las salas donde se custodia el protocolo deben tener acceso restringido y contar con las medidas necesarias para una adecuada conservación de los tomos -señala Itziar Ramos-. En mi notaría dedico dos salas con una superficie de cuarenta metros cuadrados. Esta circunstancia condiciona a la hora de elegir un local puesto que debe ser lo suficientemente grande para ubicar el protocolo, a lo que hay que sumar una inversión importante en acondicionamiento». 

Los protocolos notariales ocupan un espacio propio y seguro, con medidas contra la humedad, incendios y robos y debidamente ventilados. Ruiz Morollón apunta que «contamos con una sala especialmente acondicionada para ello. Se trata de un sótano en el que la temperatura es unos cinco o seis grados menos. El espacio es de unos dieciocho metros cuadrados y el número total de escrituras almacenadas es de trece mil ochocientas cuarenta y ocho, todas ellas debidamente encuadernadas (años 1996-2019). Contamos con un plan de prevención de incendios; alarma con sistemas anti-inhibidores, conexión con la policía y sistemas de anti-intrusión».

LA ENCUESTA se realizó entre 1.141 mayores de 18 años, con una distribución proporcional por comunidad autónoma y tamaño de población, con selección de entrevistados conforme a cuotas de sexo y edad, directamente proporcionales a la distribución de la población en España. El margen de error para este trabajo de campo es de un (más/menos 3%) y el nivel de confianza, de un 96%.

Experiencia con la notaría. El 65% de los ciudadanos ha ido a una notaría en alguna ocasión, frente al 34% que dice no haber acudido nunca. Entre los usuarios, el 23% fue por última vez este último año, el 32% entre dos y cinco años antes y el 46% hace más de cinco años.

Satisfacción con el servicio. El 77% de los usuarios valora bien o muy bien el servicio en su conjunto. Respecto a 2016, mejoran sistemática y significativamente (6,9 puntos porcentuales) los porcentajes de satisfacción en todos los aspectos considerados. Los ítems mejor valorados, calificados favorablemente por entre el 79% y el 85%, son la atención ofrecida, la capacidad de hacer al cliente sentirse cómodo y el asesoramiento prestado. El precio es calificado con un bien o muy bien por el 51% y mejora significativamente (9,1 puntos) en comparación con los datos de hace cuatro años.

Conocimiento de los servicios. Se observan diferencias en el nivel de conocimiento en el amplio abanico de servicios prestados en las oficinas notariales.

Los servicios con mayor notoriedad, atribuidos a los notarios por más de siete de cada diez individuos, son testamentos y herencias (87%), compraventa de viviendas (80%) y poderes y actas (77%).

Con un conocimiento medio se encuentran la participación de los notarios en préstamos hipotecarios y personales (59%) –con un incremento significativo de 6,2 puntos respecto a 2016– y creación de empresas (57%) –con un ligero aumento (2 puntos)–. Algo menos conocidos (uno de cada dos encuestados) son los relacionados con donaciones (49%) y bodas y divorcios (48%). Los servicios de mediación y conciliación son los menos conocidos, con un 36%.

Características del trabajo. Más de siete de cada diez entrevistados asocia el trabajo de los notarios con un gran esfuerzo de preparación (73%) y de cualificación (72%). También les atribuyen un buen sueldo (72%). La alta valoración sobre el esfuerzo y su cualificación se corresponde con el acuerdo que suscita la confianza que les inspira su conocimiento profesional y de las leyes (72%).

El 77% de los usuarios valora bien o muy bien
el servicio en su conjunto. Respecto a 2016,
mejoran en 6,9 puntos los porcentajes de satisfacción

Sigue siendo menor el nivel de acuerdo, aunque con mejora sustancial con respecto a 2016, en otros aspectos como que es moderno y adaptado a los tiempos (42%) o que es una figura que produce cercanía (29%). Se incrementa significativamente (7,3 puntos porcentuales) la percepción de su utilidad social en relación con 2016.

Siete de cada diez ciudadanos (70%) se declaran conocedores del derecho a la libre elección de notario (2,2 puntos más que en 2016).

Los encuestados se encuentran más divididos a la hora de valorar la claridad de información disponible en las notarías sobre sus servicios (47%). Mejora significativamente el conocimiento de dos aspectos: el papel del notario en la prevención y lucha contra el fraude fiscal y el blanqueo de capitales.

Aunque sólo uno de cada cuatro ciudadanos (26%) conoce el derecho a reunirse a solas con el notario diez días antes de la firma de la escritura hipotecaria (promovido con la reciente Ley de crédito inmobiliario), el 97% se muestra favorable. Los usuarios más recientes, que han visitado una notaría en el último año (44%), son los que mayor conocimiento tenían sobre este punto.

Estado de alarma. La gran mayoría de los ciudadanos (97%) aprueba que los notarios continuaran prestando servicios para casos urgentes durante el estado de alarma (entre el 14 de marzo y el 21 de junio de 2020).

Por último, ocho de cada diez ciudadanos valoran bien o muy bien la posibilidad de poder contactar con un notario por videoconferencia para realizar algunos servicios como testamentos en caso de pandemia o poderes, con plenas garantías y seguridad jurídica en la Sede Electrónica Notarial (se muestran significativamente favorables quienes tienen entre 25 y 44 años).