LA FUTURA LEY de Eficiencia Digital del Servicio Público de Justicia, aún anteproyecto, incluye un paquete de medidas que permitirán a los notarios prestar un servicio más ágil a la sociedad.

En primer lugar, se creará el protocolo notarial electrónico, que dotará de mayor agilidad la circulación de las copias de los documentos notariales. Gracias a él se podrá transmitir información a la Administración más ágilmente, sin tener que esperar a que los notarios vuelquen quincenalmente los datos de los documentos notariales en la base de datos conocida como Índice Único Informatizado. En este protocolo figurará la misma información que ahora consta en papel, quedando garantizada la seguridad informática, ya que el Notariado ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), en su nivel alto. El ENS reconoce la seguridad de todos los sistemas de información, procesos, bases de datos, sedes, plataformas y portales del Notariado para el ejercicio de su función pública.

Otorgamiento ‘online’

En segundo lugar, se permitirá el otorgamiento de documentos públicos por vía electrónica, pudiendo llegarse a autorizar por esa vía un 40% de los actos o negocios jurídicos en los que intervienen los notarios. ¿Cuáles?

«EL NOTARIADO ESPAÑOL ESTÁ PREPARADO DESDE HACE DOS AÑOS PARA CONSTITUIR SOCIEDADES LIMITADAS POR VÍA ELECTRÓNICA, EN SU SEDE ELECTRÓNICA Y POR VIDEOCONFERENCIA, Y HA PROVISTO AL NOTARIADO ALEMÁN DE ESTE SOFTWARE Y CONOCIMIENTO”

Todos los actos societarios (desde una constitución de sociedad, hasta el nombramiento de un administrador); los relativos a la financiación mercantil (las pólizas); y diversos actos unilaterales (todos los poderes menos el poder general, así como sus modificaciones y revocaciones). También las legitimaciones de firma, las cartas de pago y las cancelaciones o el requerimiento de inicio de determinadas actas.

Para prestar este servicio el Notariado ha abierto su sede electrónica notarial, a través del Portal Notarial, a ciudadanos y empresas. La seguridad informática del proceso quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ello dotado de las mayores medidas de seguridad.

En tercer lugar, podrán circular copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales. Hasta la fecha, los notarios solo pueden remitir copia autorizada electrónica de sus documentos a jueces, fiscales y Administraciones Públicas. Con la aprobación de esta ley los ciudadanos podrán tener estas copias en sus ordenadores o móviles y remitirlas a los organismos que necesiten. Esa medida se complementa con la apertura en internet en 2021 del Portal Notarial donde ciudadanos y empresas pueden tener su propio espacio y en él almacenar sus copias autorizadas para utilizarlas cuando las precisen.

En cuarto lugar, se podrán constituir sociedades limitadas por vía online, ya que esta ley transpondrá la Directiva 2019/1151, que exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país.La Directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y que en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España donde las sociedades se constituyen ante notario se mantenga un modelo que es seguro y ágil y que permite la lucha contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

El notariado español está preparado desde hace dos años para constituir sociedades limitadas por vía electrónica, en su sede electrónica y por videoconferencia, y ha provisto al Notariado alemán de este software y conocimiento.

En Bélgica e Italia ya es una realidad normativa y sus notarios pueden autorizar a distancia este tipo de escrituras. En Alemania el proceso normativo está a punto de culminar.

En España el Notariado ha solicitado al Gobierno español que no solo el acto de constitución, sino cualesquiera otros, puedan autorizarse del mismo modo, lo que ha sido admitido y está en este anteproyecto.

Por último, y en quinto lugar, pero no por ello menos importante, el asesoramiento notarial podrá ser online. Así, los ciudadanos y empresarios que prefieran realizar online el otorgamiento de determinados actos notariales permitidos por esta ley podrán recibir asesoramiento del notario elegido por videoconferencia en el Portal Notarial.