El 9 de noviembre entraron en vigor las medidas de digitalización notarial incluidas en la Ley 11/2023, que han hecho posible la creación del protocolo electrónico notarial. Un hecho histórico que agilizará el intercambio de información y generará de forma casi inmediata millones de copias electrónicas de los documentos notariales.

La ley permite, por primera vez, que los ciudadanos y las empresas dispongan de copias electrónicas de sus documentos notariales y que puedan intercambiárselas o enviarlas a los organismos que se las soliciten, con el consiguiente ahorro de tiempo y papel.

El Consejo General del Notariado calcula que las copias electrónicas que solicitarán ciudadanos y empresas podrían superar los 13 millones al año.

Los ciudadanos podrán elegir online al notario que prefieran, localizar al que tenga los originales de sus escrituras y pedirle copias, mantener con él videoconferencias seguras, y consultar e intercambiar documentación previa a la firma de la escritura pública.

SE ABRE LA SEDE ELECTRÓNICA NOTARIAL A LOS CIUDADANOS Y A LAS EMPRESAS, A LA QUE SE ACCEDE A TRAVÉS DEL PORTAL NOTARIAL DEL CIUDADANO

Sin brecha digital

“Los servicios digitales son una opción para los ciudadanos y las empresas. Los notarios seguirán prestando mayoritariamente sus servicios en persona en las casi 3.000 notarías que tienen repartidas por todo el país, evitando cualquier brecha digital”, explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado.

“La prestación de un servicio de calidad, ágil y cercano, con las máximas garantías de seguridad y protección jurídica, sigue siendo el principal objetivo de los notarios. El legislador ha optado por la prudencia, reconociendo el valor del servicio notarial en persona”, añade el presidente del Notariado.

Los notarios también podrán prestar íntegramente algunos servicios notariales, fundamentalmente de carácter mercantil, como la constitución de sociedades online, como respuesta a la exigencia de la Unión Europea (plasmada en la Directiva 2019/1151) de permitir que cualquier ciudadano pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física.

Así, el mismo 9 de noviembre, a las 8.30 horas, se constituyó la primera sociedad limitada online, que fue autorizada por el miembro de la Comisión Permanente del Consejo General del Notariado, José Alberto Marín, también decano del Colegio Notarial de Cataluña y, por supuesto, notario en activo. En este mismo número, páginas 22 y 23, se informa al respecto.

La videoconferencia notarial, también autorizada por esta ley, podrá agilizar trámites societarios de urgencia para las empresas, o resolver situaciones societarias en las que sea difícil reunir presencialmente a todas las personas que habrían de estar. Por ejemplo, para ampliaciones de capital, nombramiento de administradores, cambios de domicilio de sociedades, actas de junta general…

Todos estos servicios se prestan ya en la Sede Electrónica Notarial, creada por los notarios en 2004. Un espacio dotado de las mayores medidas de seguridad que ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, del que solo disponen contadísimos organismos.

El Portal Notarial del Ciudadano

El Portal Notarial del Ciudadano es la puerta de entrada para ciudadanos y empresas a la Sede Electrónica Notarial. En este portal ya hay dadas de alta más de 300.000 personas físicas y jurídicas. https://www.portalnotarial.es/

En este espacio privado y seguro es posible elegir al notario que se prefiera entre los casi 3.000 existentes y ponerse en contacto con él. También se puede concertar una cita online con el notario elegido y recibir su asesoramiento imparcial por videoconferencia.

De igual manera, los ciudadanos pueden saber qué notarios custodian los documentos notariales que han otorgado desde 2007 y pedirles copias, y así mismo disponen de espacios privados y gratuitos donde guardar las copias electrónicas simples de sus documentos.

Este gran salto, sin duda histórico para los notarios, ha sido posible gracias a las casi dos décadas que lleva el Notariado español invirtiendo y sirviéndose de los avances tecnológicos para prestar un servicio más ágil a ciudadanos y empresas. Tanto es así que es reconocido como pionero en desarrollo tecnológico entre los notariados de la UE.