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Una de las labores más desconocidas y a la vez más importantes llevadas a cabo en las notarías es la conservación de las escrituras públicas y otros documentos notariales en protocolos y libros de registro. Los notarios y los colegios notariales custodian estos valiosos documentos públicos en nombre del Estado.
Los originales de todos los documentos notariales –escrituras públicas, pólizas y actas– son conservados de forma indefinida. Esta responsabilidad recae durante los 25 primeros años de “vida” del documento sobre los notarios y después sobre los 17 colegios notariales existentes.
Cada año los notarios (más de 2.800) abren el correspondiente protocolo anual (que puede ocupar varios tomos) donde se ordenan por fechas las escrituras y actas autorizadas por ellos. A la vez, cada notaría cuenta con un libro-registro en el que figuran todas las pólizas de operaciones financieras que han intervenido los notarios durante ese año. Los notarios están obligados, además, a llevar índices informatizados y, en su caso, en soporte papel, de los documentos protocolizados e intervenidos.
El notario abre el protocolo el primer día de cada año y lo cierra el último día del ejercicio. Si se trata de un nuevo notario, abrirá el protocolo el día del año en que empiece a ejercer. Los notarios son responsables de la integridad y conservación de los protocolos. En una primera fase, la conservación y custodia de los protocolos se hace en la propia oficina notarial. De hecho, cuando un notario llega a una notaría se hace cargo del protocolo que había con anterioridad y va añadiendo el suyo. Cuando los protocolos cumplen 25 años, se mandan a los Archivos de Distrito notariales, donde permanecen hasta cumplir 100 años de antigüedad. Finalmente, a los 100 años, pasan al Archivo Histórico de Protocolos de cada Colegio Notarial. La Ley del Notariado establece que ni la escritura matriz ni el protocolo pueden ser sacados del edificio en que se custodien salvo para su traslado al archivo correspondiente y en casos de fuerza mayor. Lo que circulan son copias, que pueden ser auténticas o simples, en papel o digitales. Se pueden obtener copias de los documentos notariales de cualquier momento de la historia”, explica el notario Leopoldo Martínez de Salinas.
Para obtener la copia de un documento notarial, se debe acudir a la notaría que guarda el original, comparecer ante el notario titular del protocolo y justificar el interés. El notario, si considera este interés legítimo, la expide. Además, está admitido que las copias se soliciten mediante representantes, porque puede suceder que el solicitante viva en una ciudad y el original lo custodie un notario de otro lugar. Para ello, basta con presentar una carta de solicitud con la firma legitimada, pidiendo al notario que expida la copia y que se la entregue a quien se le indique. Ahora, con el desarrollo de los sistemas de información telemática, este acto se suele sustituir con la comparecencia del interesado ante un notario de otro lugar. Esta persona puede ir al notario más cercano y que pida una copia al notario que corresponda. En este caso, deberá justificar su interés ante el notario al que acuda, y este se lo comunicará al notario de destino. La copia se recibe telemáticamente y es trasladada a papel por el notario que la recibe, quien la firmará haciendo constar su carácter y procedencia, de modo que se entienda siempre como expedida por el notario autorizante del documento matriz. En la página de inicio de la web www. notariado.org tiene a su disposición un localizador de protocolos.
Por Elvira Arroyo
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