LA CRISIS sanitaria ha acelerado la digitalización de las empresas y los hábitos de la sociedad a un ritmo exponencial. Evidentemente la mayor o menor adecuación a esa revolución tecnológica condicionará de manera determinante el futuro. Pero para los notarios españoles «digitalizar» es un verbo que empezó a conjugarse hace casi veinte años tras la aprobación de la firma electrónica notarial en la ley 24/2001, lo que permitió que todos los notarios de España pudieran seguir ejerciendo su profesión en el marco de las comunicaciones telemáticas.

A lo largo de estos 19 años, los notarios han realizado una importante inmersión e inversión tecnológica y han creado una estructura única en Europa (SIGNO, la sede electrónica notarial, con dos centros de proceso de datos propios) que les ha convertido en una de las instituciones más comprometidas con la transformación digital y el desarrollo de la Administración electrónica.

Con la Administración Pública. Solo en 2019 los notarios realizaron para los ciudadanos y las empresas en sus gestiones con la Administración nacional, autonómica y local más de 20 millones de operaciones de manera telemática.

Este desarrollo tecnológico ha permitido que millones de actuaciones se materializaran sin necesidad de desplazamientos, ni trasiego de copias en papel, simplificando la burocracia, tiempo y costes, y con plenas garantías de seguridad jurídica.

El artículo 221 del Reglamento Notarial señala que las copias notariales electrónicas tienen el mismo valor que las copias en papel siempre y cuando las haya realizado un notario. En papel las firman a mano; en soporte electrónico utilizan la firma electrónica cualificada (EIDAS).

Así, en los últimos cinco años, el envío telemático de copias electrónicas autorizadas entre las notarías y diversos organismos de la Administración autonómica y local ha sido constante y progresivo.

Con los emprendedores. Cuando se constituye una sociedad, la obtención del NIF es un requisito necesario para iniciar su actividad. Desde las notarías es posible obtener telemáticamente el NIF provisional para que las empresas puedan empezar a operar hasta que reciban el definitivo. Esta actuación telemática aporta agilidad y rapidez al proceso de constitución de una sociedad y acorta plazos, objetivo claro de la Administración para incrementar la competitividad. Del mismo modo ocurre con la denominación social. También la pueden solicitar los notarios por vía online en nombre de los futuros empresarios. El servicio de solicitud de certificados de denominación social permite reservar la denominación social en el registro mercantil central y evitar conflictos con otras sociedades que ya tienen una denominación idéntica o similar.

Prácticamente 6 de cada 10 empresarios españoles solicitan a los notarios que realicen la gestión telemática de solicitud del NIF provisional y definitivo. En el caso de la denominación social, el porcentaje se sitúa en 1 de cada 4.

Con el catastro y los registros. Todo cambio de propiedad ya sea por compraventa, herencia u otro título, tiene que comunicarse al Catastro. Gracias a las leyes 24/2001 y 24/2005 los notarios pueden acceder por vía telemática a la sede electrónica del Catastro y comunicar vía online, en nombre de ciudadanos y empresas, el cambio de titularidad de una propiedad, casi en paralelo a autorizarse y firmarse la escritura pública. En 2019 los notarios comunicaron telemáticamente al Catastro 1.309.000 cambios de titularidad.

Otra de las gestiones telemáticas que más han crecido ha sido la circulación online de las Certificaciones Catastrales Descriptivas y Gráficas (CCDG), que han aumentado en los últimos cinco años un 745%. Una CCDG es un documento que contiene los principales datos de interés de un bien inmueble, tanto jurídicos como físicos y descriptivos junto con su representación gráfica.

De acuerdo con la normativa catastral, este tipo de certificaciones deben incorporarse en todos los documentos autorizados por los notarios en los que se contengan hechos, actos o negocios jurídicos que puedan dar lugar a modificaciones en el Catastro Inmobiliario (cambios de titularidad, alteraciones físicas de los bienes inmuebles, etc.).

Desde hace más de diez años los notarios presentan copias autorizadas electrónicas en los registros de la propiedad y mercantiles como garantía de los derechos de ciudadanos y empresas, reduciendo plazos y costes.

A lo largo de 2019, se han inscrito casi dos millones de copias electrónicas autorizadas de escrituras públicas en el registro de la propiedad, tras su envío telemático por los notarios, con un incremento de actividad del 33% desde 2015. En el caso del registro mercantil, el número de inscripciones de copias autorizadas de documentos notariales remitidos telemáticamente fue de 229.579 (un 7% más que en 2018, y un 33% desde 2015).

Consultas y pago de impuestos. Cuando alguien adquiere un bien inmueble, se subroga en ciertas cargas que afectan al bien, como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI). Para proteger a los compradores ante las deudas impositivas contraídas por el anterior titular, la ley establece que el notario informe al comprador de si el vendedor está al corriente de los pagos del IBI antes de autorizar la escritura de compraventa.

Hasta la puesta en funcionamiento de este servicio telemático, era necesario que el vendedor del inmueble aportase la documentación acreditativa de los últimos recibos, demostrando que estaba al corriente de los pagos.

Gracias al servicio de consulta telemática de las deudas IBI de un inmueble, allí donde hay conexión con los ayuntamientos o diputaciones, se puede obtener online y de forma instantánea desde la propia notaría un justificante emitido por el ayuntamiento o por el organismo encargado de gestionar el impuesto. En 2019 se han realizado casi 350.000 consultas telemáticas desde las notarías españolas, un 81% más de las que se hicieron en 2015.

Adicionalmente y para aquellos ayuntamientos y organismos integrados que lo permitan, también es posible pagar de forma telemática desde las notarías las deudas existentes, obteniendo de forma instantánea un justificante de pago para el transmitente y un nuevo justificante que incorporar a la escritura pública.

En cuanto a otros impuestos derivados de la adquisición de una vivienda, el pago online desde las notarías del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ha aumentado un 50% desde 2015 (con casi 250.000 liquidaciones en 2019).

La transmisión o cambio de titularidad de un bien inmueble genera la obligación de pagar el Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU), comúnmente conocido cómo plusvalía municipal, a favor del ayuntamiento donde radique la propiedad.

En 2019 los notarios realizaron 1.140.000 liquidaciones online de plusvalías, un 49% más que en 2015 (765.000).

Partes testamentarios, actas y poderes. Otra de las gestiones telemáticas que realizan los notarios, en este caso con la Administración central, es la remisión de partes testamentarios al Registro de Actos de Últimas Voluntades del Ministerio de Justicia. De esta manera, los posibles herederos pueden conocer si una persona ha hecho testamento antes de fallecer y localizar al notario que lo custodia.

La principal ventaja de este servicio se centra en la celeridad y seguridad que aporta la comunicación desde las notarías por vía online y de forma casi inmediata a la realización del testamento notarial.

Por otro lado, cuando una persona fallece sin haber otorgado testamento, los parientes con interés legítimo a su herencia deberán recurrir a un notario que determine quiénes son sus herederos, conforme a la ley aplicable y en qué proporción. Este documento notarial se conoce como actas de declaración de herederos.

Por último, es de vital importancia para la seguridad jurídica de las personas que han otorgado un poder notarial que desde las notarías se pueda comunicar, cuando así proceda, de manera automática y telemática tanto a la Administración Pública, como al Consejo General de Procuradores de España y al punto neutro judicial. Esta comunicación se realiza de forma inmediatamente posterior a la realización del poder notarial. Así, cuando una persona exhibe un poder, jueces, procuradores, notarios y otros funcionarios pueden contrastar online su veracidad.

Los notarios españoles están preparados y dispuestos para seguir avanzando en el desarrollo de servicios digitales seguros y ágiles. Servicios como la creación online de sociedades limitadas, que deberá ser una realidad cuando se transponga la Directiva europea aprobada con tal fin, o el otorgamiento de testamentos por vía telemática para situaciones de pandemia, como la tristemente vivida. La sede electrónica notarial, con 16 años de existencia y probada seguridad, y la videoconferencia, son instrumentos clave ya desarrollados y probados por el Notariado, que hoy pone a disposición de la sociedad. Solo hace falta que el Gobierno y el Parlamento español aprueben que estos funcionarios públicos puedan ofrecerlos.