Podríamos decir que con el Portal Notarial del Ciudadano los notarios han dado el salto a internet, pero no sería cierto porque llevan más de 20 años operando en la Red, aunque siempre en espacios privados y seguros.

Para el Notariado, la puesta en marcha de este Portal supone abrir su sede electrónica a ciudadanos y empresas, ampliando a toda la sociedad la conexión que existe desde 2002 entre las más de 2.800 notarías y numerosos organismos públicos.

Gracias a este Portal, particulares y empresas pueden elegir al notario que quieran para realizar diversas gestiones y servicios, con la misma seguridad y garantías que en las notarías, pero con la agilidad propia de las operaciones digitales.

También pueden saber qué notarios custodian los originales de sus escrituras y pedirles que les “suban” las copias electrónicas, de forma que siempre las tengan a mano.

De igual manera, pueden designar al notario que prefieran que formalice su préstamo hipotecario y que se encargue de supervisar la documentación que les ha entregado la entidad financiera, o iniciar con él la preparación de un testamento, o pedirle que realice en su nombre los trámites necesarios para constituir una sociedad. Incluso pueden llegar a recibir asesoramiento del notario por videoconferencia y dentro de la sede notarial, siempre que sea necesario.  

Una ayuda a los más vulnerables. El Portal Notarial del Ciudadano se abrió a la sociedad hace un año, en un momento de vital importancia para las personas vulnerables. De hecho, se realizó un gran esfuerzo por acelerar su puesta en marcha para ayudar en la tramitación, por ejemplo, de las moratorias hipotecarias que muchas personas tuvieron que solicitar a causa de la pandemia provocada por el coronavirus. Hasta la fecha tiene registrados a más de 93.000 usuarios.

Su existencia amplía y facilita el asesoramiento del notario, lo que cobra especial relieve con las personas más vulnerables, al permitir a los notarios ofrecerles mantener videoconferencias previas al otorgamiento de cualquier documento notarial, ahorrándoles desplazamientos.

En realidad, el Portal Notarial del Ciudadano supone abrir a la sociedad el potencial tecnológico del que disponen los notarios desde hace 20 años.

De hecho, la existencia de la sede electrónica notarial permitió, sólo en 2020, el envío de 8 millones de copias electrónicas de documentos notariales a las Administraciones, cerca de 2,5 millones a los registros y al catastro, y cientos de miles de liquidaciones telemáticas, certificaciones o remisiones de datos, que supusieron un volumen de firmas notariales superior a los 20 millones.

Ampliable a más servicios. “Estos servicios online son solo el principio de todos los que podremos ir añadiendo al Portal, a expensas de que se aborden las reformas legislativas necesarias para ello” ha explicado el presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz. “El Portal es una apuesta decidida de los notarios por ofrecer nuevas facilidades y prestaciones digitales a ciudadanos y empresas, con la seguridad y garantías propias de nuestra función”, ha asegurado.

En 2001 la Ley estableció la integración del notario en la prestación de servicios digitales, pero lo hizo con cautelas que hoy podrían superarse. En virtud de esta normativa, aún vigente, los notarios pueden prestar servicios digitales a las Administraciones Públicas y expedir copias autorizadas -a las que se reconocen todos los efectos legales de la escritura pública- para ese sector. Pero para los ciudadanos solamente se permite emitir copias electrónicas simples, que tiene unos efectos jurídicos limitados. Esto, que era lógico desde el punto de vista de la ley del año 2001, no lo es 20 años después.

Y en cuanto a otras cuestiones, como por ejemplo el otorgamiento del documento público notarial, en estos momentos tiene que seguir siendo siempre presencial. Sin embargo, en determinados casos este proceso podría ser electrónico, ya que los notarios pueden garantizar su seguridad gracias al uso de la firma electrónica cualificada y de la videoconferencia en la sede electrónica notarial.

Esta tecnología, pionera entre los notariados de la UE, está plenamente desarrollada y probada y podría aplicarse de forma inmediata a la transposición a la legislación española de la directiva europea que permite la constitución de sociedades íntegramente por vía online.

Con proyección futura. El Notariado tendrá que seguir avanzando tanto en su digitalización como en darlo a conocer, porque siendo una realidad el ciudadano aún le percibe conectado con el papel.

Cuando uno piensa en el notario el estereotipo es un señor mayor con una pluma en la mano. Sin embargo, los notarios son digitales desde el año 2002, y ese gran desarrollo tecnológico está a disposición de la sociedad, sin coste para el erario público.

Esta realidad ampliamente conocida por la Administración Pública, no lo es por los ciudadanos, que son la razón de ser de la función pública notarial. Es a ellos y a las empresas a los que los notarios prestan sus servicios; son los que les requieren y los que realmente dan sentido a su día a día.

El Portal Notarial del Ciudadano abre una puerta a la digitalización de muchos de los servicios notariales y pone sobre la mesa el debate. Es sorprendente como en Iberoamérica, por ejemplo en Argentina o Colombia, la copia autorizada del documento notarial puede entregarse a los ciudadanos, indistintamente, en papel o digital, y en España no. Tampoco tiene mucho sentido que para determinadas tareas, o para determinadas actividades, sea obligatorio el desplazamiento físico de las personas a las notarías.

Avanzar en este terreno será el siguiente reto, para, a medio plazo, extender esta tecnología en el ámbito de la Unión Europea y de Iberoamérica; algo que está liderando el Notariado español.