Además, el Portal permite al ciudadano saber qué documentos notariales ha realizado durante los últimos 17 años y qué notario los custodia, pudiendo solicitar una copia simple electrónica de las escrituras públicas para tenerlas disponibles y guardadas en un espacio privado y seguro dentro de esta sede.

“Con el Portal Notarial del Ciudadano confiamos en situar al Notariado en la primera línea de la transformación digital, colocándonos en la mejor posición posible para prestar a la sociedad un servicio aún más ágil e igual de seguro”, explica el presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz.

¿Cómo acceder? El usuario sólo necesita registrarse en https://www.portalnotarial.es/ mediante un rápido proceso utilizando usuario y contraseña. Desde ese momento tendrá la posibilidad de acceder a muchas de las prestaciones que ofrece el portal, como elegir notario e informarse de sus servicios o iniciar con él la elaboración de su testamento o los trámites necesarios para constituir una sociedad mercantil.

Ciertas gestiones exigen un nivel más alto de seguridad como, por ejemplo, conseguir las copias simples electrónicas de los documentos que el ciudadano o la empresa haya otorgado en cualquier momento y tenerlas archivadas en el Portal. En estos casos será necesaria la acreditación, que se puede realizar acudiendo presencialmente y de manera gratuita a cualquier notaría de España, o bien mediante un certificado cualificado (cualquiera de los 24 españoles existentes o los autorizados por el reglamento EIDAS) incluido el DNI electrónico.

A partir del momento en que el usuario esté acreditado tendrá acceso a todos los servicios del Portal, presentes y futuros, desde cualquier dispositivo fijo o móvil, sea cual sea su sistema operativo, y de forma muy intuitiva. El sistema proporciona que el ciudadano acceda a una sede electrónica segura, apartada por completo de los cauces normales de internet y que circula siempre por servidores y con software propios del Consejo General del Notariado.

Este tipo de acreditación necesaria proporcionará seguridad a todas las partes: por un lado, al notario, garantizando que la persona que hay al otro lado es quien realmente está identificada en el Portal y, por otro, al usuario al que da certeza de que quien está al otro lado es el notario que ha elegido.

Vanguardia tecnológica. Luis Fernández-Bravo, delegado de nuevas tecnologías del Consejo General del Notariado, asegura que “el Portal es una puerta a la Sede Electrónica Notarial, orientada ahora a un público que demanda servicios digitales en su vida cotidiana como alternativa a los sistemas de acceso que venimos ofreciendo desde siempre y que deben permanecer porque prestamos una función pública universal y para todos, a los dos lados de la brecha digital. Esta nueva puerta de entrada es un gran hito. Así, somos posiblemente una de las corporaciones con un mayor grado de digitalización de España”.

Y es que el Notariado Español lleva más de 20 años a la vanguardia en cuanto a las nuevas tecnologías. Fue de las corporaciones pioneras en España en esa materia. Desde hace dos décadas, los más de 2.800 notarios están integrados en una única red privada propia que les conecta de forma segura con los 17 colegios notariales, el Consejo General del Notariado y la Administración Pública: la Sede Electrónica Notarial. Ahora con el Portal se abre esta sede electrónica también a los ciudadanos.

A lo largo de 2020, desde la Sede Electrónica Notarial se enviaron 8 millones de copias digitales de documentos notariales a las Administraciones, cerca de 2,5 millones a los registros y al Catastro, miles de liquidaciones telemáticas, certificaciones o remisiones de datos. Actualmente circulan por los canales seguros del Notariado español más de treinta millones de documentos online. Los notarios han utilizado su firma electrónica 20 millones de veces.

Con respecto a la agilización de la puesta en marcha del Portal motivada por la pandemia provocada por el coronavirus, Fernández‐Bravo explica que “veníamos trabajando en ello desde mucho antes de la irrupción de la pandemia aunque, sin duda alguna, esta ha impulsado aún más el trabajo, porque nos ha mostrado la necesidad que tenemos los ciudadanos y las empresas de lograr esa rapidez y de poder hacer trámites a distancia y sin desplazamientos”.

Cabe señalar que el portal tiene un marcado objetivo de ayudar a las personas más vulnerables. Se ha realizado un gran esfuerzo por acelerar su puesta en marcha y favorecer la tramitación de las moratorias hipotecarias de estas personas. Las videoconferencias permiten al notario prestar asesoramiento a las personas más vulnerables, en un espacio totalmente seguro, evitando su desplazamiento.

Sociedades online. El Portal Notarial del Ciudadano permite, entre otras acciones, solicitar una cita para constituir una sociedad telemáticamente, a falta de la autorización y firma, que, a día de hoy, es necesario hacer en la notaría físicamente, cuestión pendiente que se solventará una vez transpuesta la Directiva 2019/1151 sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de Sociedades.

La normativa europea persigue que los emprendedores de toda la UE puedan crear sus empresas de forma sencilla y segura desde su propio ordenador, íntegramente en línea, sin que ello implique renunciar al control de legalidad y al asesoramiento de los notarios, que garantizará que todos los estándares de seguridad alcanzados en el mundo analógico se mantengan en el digital.

Con esta directiva se simplificará, en términos de coste y tiempo, el establecimiento de una sociedad o la apertura de una sucursal en otro Estado miembro, con el fin de fomentar la competitividad de las empresas, fundamentalmente pymes, y favorecer el funcionamiento y modernización del mercado interior en un entorno de globalización y digitalización. La directiva menciona explícitamente a los notarios como parte del sistema de constitución de sociedades en línea.

Adoptada en junio de 2019 por el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea, esta norma fijaba en agosto de 2021 la fecha para su transposición a los ordenamientos jurídicos nacionales. A la espera de la habilitación por el legislador, el Notariado español está preparado tecnológicamente para crear una sociedad en apenas unos minutos, a través de videoconferencia y firma electrónica.

«La transposición de la directiva europea sobre la constitución telemática de sociedades impone una doble exigencia: la del cambio normativo, que es relativamente sencilla de cumplir, y la del desarrollo técnico necesario para implantar los procedimientos íntegramente en línea, que en España ha sido resuelta antes que en ningún otro país por el Notariado español», declaró Álvaro Lucini, delegado del Consejo General del Notariado para el Consejo de los Notariados de la Unión Europea en el seminario Seguridad Jurídica y Digitalización, celebrado este verano por el CGN en colaboración con la Universidad del País Vasco.

Durante el seminario también se pronunció al respecto la directora general de Seguridad Jurídica y Fe Pública del Ministerio de Justicia, Sofía Puente, quien señaló que: «Esperamos que próximamente se presente la Ley de Eficiencia Digital que contemplará la transposición de la directiva comunitaria de constitución telemática de empresas ante notario. El Notariado está preparado para asumir el reto de la transposición de dicha directiva».