LA @ EN DESARROLLO
TECNOLOGÍA Y SOLIDARIDAD DEL NOTARIADO EN RESPUESTA A LA DANA
CRISTINA MASSANA
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En situaciones de emergencia, la seguridad jurídica se convierte en un pilar fundamental para proteger a los afectados y asegurar sus derechos. La destrucción de documentos esenciales, como escrituras o contratos, puede suponer un obstáculo añadido para quienes ya han perdido parte de su patrimonio. El Notariado, con su función de custodia y certificación, juega un papel decisivo en estos escenarios. Y su respuesta fue inmediata.
EN SITUACIONES DE EMERGENCIA, LA SEGURIDAD JURÍDICA SE CONVIERTE EN UN PILAR FUNDAMENTAL PARA PROTEGER A LOS AFECTADOS Y ASEGURAR SUS DERECHOS
El 31 de octubre de 2024, la junta directiva del Colegio Notarial de Valencia se reunió para coordinar acciones de apoyo. De las 64 notarías afectadas, 33 perdieron conexión con los servidores y al menos 7 se vieron gravemente dañadas por estar ubicadas en plantas bajas. Gracias al protocolo electrónico notarial, vigente desde la Ley 11/2023, se evitó la pérdida de documentos públicos notariales, garantizando la continuidad del servicio y la preservación de la documentación.
Plataformas como la Sede Electrónica Notarial y el Portal Notarial del Ciudadano (PNC) permitieron a los afectados por la dana gestionar sus trámites con rapidez y seguridad, sin depender de oficinas físicas dañadas por la catástrofe. La sede electrónica permitió la gestión remota de documentos notariales, garantizando la continuidad del servicio pese a las dificultades en las notarías afectadas, mientras que el Portal Notarial del Ciudadano facilitó la tramitación de actas y la obtención de copias de documentos sin necesidad de desplazamientos. Además, a través del PNC y de las páginas web de los colegios notariales de Valencia y Castilla-La Mancha, los afectados podían enviar fotografías de inmuebles o vehículos dañados, agilizando la emisión de actas de manera telemática.
Tecnología propia. Detrás de estas soluciones, el Centro Tecnológico del Notariado, pilar esencial en la digitalización de la corporación notarial, desempeñó un papel clave en su implementación y mantenimiento, asegurando su operatividad en momentos críticos y permitiendo que los notarios continuaran prestando un servicio accesible e imprescindible.
En los tres meses posteriores a la dana, se gestionaron más de 11.000 actas notariales gratuitas, ascendiendo en la actualidad a las 12.000 solicitudes atendidas por los notarios de toda España, facilitando a los damnificados la tramitación de reclamaciones y solicitudes de ayuda por daños en propiedades y vehículos. Además, se implementó un sistema para la localización y entrega de copias simples gratuitas de escrituras públicas extraviadas debido a las inundaciones. Adicionalmente, se amplió el Servicio de Atención al Usuario, gestionando más de 3.500 correos electrónicos y alcanzando un incremento del 48,86% en las llamadas telefónicas.
La respuesta del Notariado ante la dana en Valencia demuestra cómo la combinación de innovación tecnológica, adaptación organizativa y solidaridad ofrecen soluciones efectivas en tiempos de crisis, proporcionando a los ciudadanos el apoyo y la seguridad jurídica necesarios para superar situaciones adversas.
PROTAGONISTAS. Hablamos con Eduardo García Parra, que vivió en primera persona la respuesta notarial a los afectados por la dana, y con Marcos Varela, cuyo equipo hizo posible la continuidad del servicio notarial.
“La dedicación fue absoluta para buscar
soluciones y ejecutar los correspondientes planes
de contingencia”
¿Qué aspectos resaltaría del papel de los profesionales del Centro Tecnológico para asegurar la continuidad del servicio del Notariado tras la catástrofe de la dana?
Destacaría su rápida reacción, disponibilidad y flexibilidad. La dedicación fue absoluta para buscar soluciones y ejecutar los correspondientes planes de contingencia. La prioridad de todos los profesionales implicados fue dar el mejor servicio al Notariado y a los ciudadanos damnificados por la dana. Por descontado, también resaltaría su preparación para hacer frente a una situación imprevisible y con consecuencias tan dramáticas.
¿Cuál fue el reto tecnológico más difícil de solventar durante estos días tan complicados?
Fueron varios los retos a los que nos enfrentamos. Desde el CTNotariado nos encargamos de volver a habilitar equipos y sistemas para los notarios cuyos despachos se vieron anegados; desplazamos equipos físicos a la zona cero y habilitamos accesos remotos garantizando las comunicaciones seguras, así como la interoperabilidad con otras instituciones. Se creó un acceso directo específico en la página principal del Portal Notarial del Ciudadano, donde cualquier damnificado podía encontrar todo lo necesario para gestionar la petición de su acta notarial. En definitiva, aseguramos la continuidad operativa y la disponibilidad de los datos esenciales para la labor notarial.
¿Qué lecciones se lleva para futuras situaciones de crisis?
Hemos establecido unos protocolos de actuación y capacitaciones internas que nos permitirán hacer frente a situaciones similares con mayor planificación y optimización de recursos. Por desgracia, situaciones como la dana o el volcán de La Palma podrían volver a suceder en un futuro cercano y debemos estar preparados para la necesidad de poner a disposición de los ciudadanos actas de catástrofe similares. Por último, estamos estudiando cómo los actuales planes de inversión en infraestructuras en la nube facilitarán la recuperación de los datos y minimizarán daños y tiempos de inactividad del servicio.
“Se ha evidenciado la necesidad de tener un protocolo notarial de actuación que garantice la seguridad jurídica de los ciudadanos”
¿Qué destacaría sobre la respuesta que dio el Notariado para ayudar a los damnificados por la dana?
Sin duda la inmediatez. Desde el primer momento fue evidente la magnitud de la tragedia, así que por experiencia de situaciones similares se adoptaron dos medidas: la tramitación telemática de actas notariales para la constancia de los daños producidos en bienes y propiedades y el reforzamiento del SAU (Servicio de Atención al Ciudadano) del colegio. En días sucesivos se tomarían decisiones sobre la habilitación de todos los notarios del colegio para actuar en zonas afectadas por la dana; recomendación sobre gratuidad de copias de documentos notariales perdidos; reconstrucción de protocolos, etc.
Muchas de estas medidas fueron recogidas en el Real Decreto-ley 6/2024, de 5 de noviembre, siendo de destacar la gratuidad establecida para la tramitación de las actas notariales telemáticas, urgentes y autorizadas sin presencia física del notario por el procedimiento habilitado en la Sede Electrónica Notarial.
¿Qué tipo de documentos o servicios fueron los más solicitados por los afectados?
Las actas notariales para la constancia de los daños padecidos en bienes y propiedades, dada la necesidad de contar con una prueba privilegiada de cara a los seguros y posibles indemnizaciones que pudieran conceder las distintas Administraciones Públicas. Junto a ellos, la solicitud de copias de documentos notariales perdidos o destruidos a fin de acreditar la titularidad de los bienes. Pero no solo estos. En mi caso, se me solicitó la copia de un poder preventivo que un padre impedido físico había otorgado a los hijos y que era necesario para la presentación de solicitudes de ayudas en su nombre. Pasados los días se comenzó a requerir la intervención notarial para la formalización de escrituras y pólizas documentando moratorias en préstamos o para financiar la reconstrucción de viviendas y empresas. Y tampoco hay que olvidar el asesoramiento y posterior documentación hereditaria de los ciudadanos desgraciadamente fallecidos en la dana.
¿Qué aprendizajes deja esta experiencia para la respuesta del Notariado ante futuras catástrofes?
Desgraciadamente en España hemos tenido dos grandes catástrofes naturales en un intervalo de tres años: la erupción del volcán de La Palma en 2021 y la dana de Valencia en 2024. Es cierto que las consecuencias, y por tanto las necesidades jurídicas en ambos casos, no han sido idénticas, pero sí se ha evidenciado la necesidad de tener un protocolo notarial de actuación que garantice la seguridad jurídica de los ciudadanos en estas situaciones y que facilite tanto una respuesta inmediata como la ayuda posterior a la reconstrucción. Para la fase propiamente de reconstrucción queda por reseñar la autorización de escrituras e intervención de pólizas destinadas a documentar moratorias o novaciones y préstamos para la construcción. Y desde el punto de vista de la organización notarial es de destacar el esfuerzo realizado por los notarios y notarías afectadas apoyados por el Colegio Notarial de Valencia a través de asignaciones a fondo perdido y préstamos blandos para que las notarías pudieran prestar de nuevo sus servicios. A nivel humano no puedo dejar de constatar que tanto en el colegio como en las notarías de la zona afectada se ha atendido a personas que lo que buscaban era consuelo y comprensión.
