EN SOCIEDAD
Documentos a buen recaudo
Según el Reglamento Notarial, los notarios deben custodiar los instrumentos públicos originales que autoricen en un protocolo anual encuadernado. Durante 25 años, dichos volúmenes permanecen en las notarías -en perfecto estado de conservación-, momento en que pasan a los archivos generales de protocolos de cada distrito notarial. Una vez las escrituras hayan cumplido cien años de antigüedad se trasladan al Archivo Histórico de los colegios notariales. Millones de documentos permanecen custodiados de esta manera desde hace siglos. Una labor no demasiado conocida por la sociedad, que constituye una gran inversión de recursos humanos y materiales en cada notaría, primero, y en los colegios notariales, después..
JOSÉ MARTÍNEZ CARRASCOSA
Para Felipe Pou, notario en Pamplona y antiguo decano del Colegio Notarial de Navarra, «la formación y conservación del protocolo es uno de los aspectos fundamentales de la función notarial. La custodia del protocolo no tiene solamente una finalidad de mera conservación documental, con objetivos históricos o culturales, sino que está en la base de la eficacia del instrumento público, que se apoya en el hecho de que su original queda en poder del notario y protegido por tanto contra toda alteración posterior. Dejar por escrito los pactos jurídicos y conservarlos para poder recordarlos cuando sea necesario se ha revelado más eficaz que cualquier otro sistema testifical o cualquier otra prueba».
Fernando Ruiz Morollón, notario en la localidad aragonesa de Fuentes de Ebro apunta que «a día de hoy considero muy difícil organizar un sistema de archivo de estas escrituras al margen de los notarios, que intentamos dar rápida solución a problemas que pueden llegar a ser muy graves para ciudadanos que, por ejemplo, no tienen manera de probar su derecho de propiedad».
Itziar Ramos, notaria en Córdoba y miembro de la Junta Directiva del Colegio Notarial de Andalucía, coincide con sus compañeros en resaltar que «el valor de la custodia de los protocolos para la sociedad y los ciudadanos, en particular, es incalculable».
El protocolo notarial nunca se pierde.
Siempre existe un notario a su cargo que lo conserva,
lo custodia y lo mantiene
Matriz
La escritura original que firman los interesados junto con el notario es la denominada ‘matriz’, destinada a incorporarse en el protocolo y ser encuadernada junto con las demás matrices del año en curso. El protocolo encuadernado se guarda en cada notaría durante el plazo de 25 años porque así lo establece la ley.
El protocolo notarial se custodia en las mismas dependencias de la notaría debidamente ordenado por fecha en estanterías. A causa de su peso y volumen se suelen utilizar estanterías metálicas de archivo, que aseguran estabilidad y firmeza para aguantar los tomos. Hay que tener en cuenta que se trata de un protocolo “vivo” respecto del cual se solicitan copias de escrituras, para lo cual es necesario extraer el volumen correspondiente para copiar el original y cotejarlo con el fin de poder asegurar la identidad de la copia.
Cada notario es el responsable de la custodia y la conservación del protocolo que tiene a su cargo en su notaría puesto que el protocolo en sí, es decir, todos los tomos que lo constituyen, son un conjunto de documentos públicos originales, cuya propiedad le corresponde al Estado como titular soberano de la fe pública.
Espacio acondicionado y seguro
«Las salas donde se custodia el protocolo deben tener acceso restringido y contar con las medidas necesarias para una adecuada conservación de los tomos -señala Itziar Ramos-. En mi notaría dedico dos salas con una superficie de cuarenta metros cuadrados. Esta circunstancia condiciona a la hora de elegir un local puesto que debe ser lo suficientemente grande para ubicar el protocolo, a lo que hay que sumar una inversión importante en acondicionamiento».
Los protocolos notariales ocupan un espacio propio y seguro, con medidas contra la humedad, incendios y robos y debidamente ventilados. Ruiz Morollón apunta que «contamos con una sala especialmente acondicionada para ello. Se trata de un sótano en el que la temperatura es unos cinco o seis grados menos. El espacio es de unos dieciocho metros cuadrados y el número total de escrituras almacenadas es de trece mil ochocientas cuarenta y ocho, todas ellas debidamente encuadernadas (años 1996-2019). Contamos con un plan de prevención de incendios; alarma con sistemas anti-inhibidores, conexión con la policía y sistemas de anti-intrusión».
Archivos de los colegios notariales
El historiador Fernando García de Cortázar, autor de la obra Comparece España: una Historia a través del Notariado arguye que para reconstruir el pasado cotidiano de una nación «ninguna crónica atesora mejor esa historia que los archivos notariales, donde queda fijada cada actividad, cada soplo creador, desde las herencias más pingües hasta los contratos más modestos, desde el plazo concedido a Goya para pintar el retrato de la duquesa de Alba a los materiales para la construcción de una Lonja, desde la última voluntad de un terrateniente cualquiera a los deseos moribundos de un rey».
Así, los Archivos Históricos de los Colegios Notariales se han convertido a lo largo de los siglos en una memoria documental de España. Entre ellos, destacan el Archivo de Protocolos de Sevilla, que alberga escrituras de conquistadores y navegantes como Hernán Cortés, Hernando Colón (vástago de Cristóbal), Américo Vespucio o artistas como Velázquez, Murillo o Zurbarán. Su homólogo madrileño custodia documentos notariales desde 1504, con cerca de 50.000 volúmenes de todo tipo -desde el contrato del torero Lagartijo a documentos de Cervantes, Lope de Vega, Velázquez, Zorrilla, Goya y las familias reales-. En el archivo zaragozano se conservan protocolos de la antigua Corona de Aragón, con documentos de 1316 en hebreo antiguo. El archivo de Valencia se halla documentado de forma ininterrumpida desde 1307.
El sistema de conservación y archivo de los documentos notariales está regulado en el Reglamento Notarial. El que fuera decano del Colegio Notarial de Navarra explica detalladamente la escrupulosa confección de los protocolos: «Se reúnen las escrituras de cada año y se encuadernan en tomos de 500 páginas aproximadamente. La encuadernación es en pergamino o piel, con unas correas para que puedan abrocharse por el exterior y que impida el deterioro de su contenido. Con esta encuadernación se dificulta y hasta se impide que pueda entrar el fuego y el agua en el interior del tomo de papel. El protocolo no sale de la notaría y la encuadernación del mismo se realiza en la misma oficina notarial para asegurar su integridad y autenticidad».
La formación y conservación del protocolo
es uno de los aspectos fundamentales de la función notarial
Dependerá del número y extensión de las escrituras de cada notaría para que el protocolo ocupe más o menos espacio. Como media se podría decir que un año de protocolo en una notaría que autorice unos 1.000 documentos puede significar alrededor de 14 tomos que ocupan 150 centímetros de estantería.
«La organización de la oficina notarial depende de la decisión del notario -apunta Pou-. Pero, tradicionalmente, se ha dedicado un puesto de trabajo en la notaría a los copistas que son las personas encargadas de realizar las copias de las escrituras matrices y también las posteriores de los protocolos de años anteriores que se solicitan por los particulares, por la autoridad judicial y la tributaria. En cada notaría siempre suele existir una persona que a tiempo completo o parcial se dedica a trabajar en el protocolo y que lo ordena, custodia y organiza».
«El valor del protocolo notarial es el valor de la seguridad jurídica que se concede a los ciudadanos en el reconocimiento de sus derechos civiles, sucesorios, testamentarios, y de cualquier clase que se hayan establecido en una escritura notarial. El protocolo notarial no se pierde. Siempre existe un notario a su cargo que lo conserva, lo custodia y lo mantiene. Hay que tener en cuenta que la función notarial tiene siglos de existencia y esto lo demuestran los protocolos notariales conservados desde la Edad Media», concluye el notario navarro.
Cabe destacar que la custodia de los documentos notariales es a costa del arancel notarial, sin cargo para los ciudadanos y la Administración Pública. El coste aproximado de una empresa privada de custodia documental de archivos en papel –para un supuesto de una notaría de tamaño medio, que genera unos catorce tomos de protocolos al año- superaría los 14.000 euros anuales, lo que multiplicado por las más de 2.800 notarías existentes da una idea de su coste global. Esto sin cuantificar el dinero invertido en los archivos de los colegios notariales, que conservan los protocolos a partir de los 25 años.
Archivo digital medieval de Cataluña
Por la cantidad y singularidad de sus documentos, el Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona está considerado como uno de los más importantes del mundo. Con más de 140.000 volúmenes repartidos en unos 10.000 metros lineales de estanterías, es uno de los principales centros de investigación y estudio para los historiadores. El ‘Arxiu’ cuenta con documentos desde finales del siglo XIII; en los últimos años, se ha iniciado un proyecto de digitalización de los más de 5.000 volúmenes medievales, de los que se han obtenido casi 750.000 imágenes. Recientemente, el Colegio Notarial de Cataluña ha celebrado -con gran éxito- dos exposiciones con documentos del Archivo: Testamentos que hacen historia, con las últimas voluntades de figuras históricas, como Fernando el Católico; y Los protocolos de Barcelona: una ventana abierta a Europa.
Mirando al futuro: la custodia digital
Aunque el papel siga soportando la documentación milenaria de los escribanos públicos, la avanzada adaptación tecnológica puesta en marcha por el Notariado español permite el archivo digital de las escrituras. El notario es custodio de la escritura pública electrónica, depositada en su propio servidor, por lo que la conservación en papel se refuerza por duplicado. Este formato permite generar copias para su remisión telemática a los organismos públicos. Asimismo, los datos fundamentales de los documentos notariales se conservan en el Índice Único Informatizado Notarial, una base de datos en la que se vuelca el contenido de las escrituras públicas de las 2.800 notarías españolas. Se puede garantizar que una futura migración a un soporte tecnológico de los archivos notariales está asegurada con la tecnología actual.
