El Centro Tecnológico del Notariado es una entidad propiedad al 100% del Consejo General del Notariado (CGN), que trabaja exclusiva y directamente para el Notariado e indirectamente para las Administraciones Publicas.

Su objetivo es facilitar que los ciudadanos, como usuarios del servicio público de la función notarial, puedan utilizar las Tecnologías de la Información y Comunicación en su camino hacia la seguridad jurídica.

España, con nuestro Ministro de Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes a la cabeza, está impulsando y ejecutando un ambicioso plan de modernización del mundo de la justicia entendido en el sentido más amplio, dentro del cual el Notariado ejerce un papel esencial como piedra angular de la seguridad jurídica preventiva. La recientemente aprobada Ley 11/2023 ha supuesto un espaldarazo para la tecnología notarial al crear el protocolo electrónico y regular los otorgamientos a distancia por videoconferencia entre otras muchas novedades.

El esquema sobre el que se desarrolla este progreso tecnológico no olvida algo básico para los notarios: la atención personal de los usuarios del servicio y la inmediación del notario en la prestación de su función.

La seguridad jurídica se basa, entre otros pilares, en el consentimiento informado y, en ningún caso, las aplicaciones informáticas pueden perder de vista a su principal protagonista: el ciudadano. El notario no es solo fedatario; es asesor de las personas y de las empresas y esta dimensión de su función no puede ser olvidada. La tecnología ha de servir para mejorar la seguridad jurídica preventiva y de esta forma conseguir uno de sus principales objetivos: evitar litigios. Los notarios, en todo el mundo, han sido, y siguen siendo, básicos para lograr este objetivo.

El análisis jurídico de las cuestiones que se le plantean en cualquier operación en la que interviene un notario permite aconsejar la solución más adecuada y conveniente no sólo para las partes del negocio sino también para el resto de personas que podrían resultar afectadas pese a no intervenir directamente.

Control y tecnología. Además, el control de legalidad que ejerce, resulta fundamental para que los documentos notariales se ajusten al ordenamiento jurídico, y no solo a la normativa de derecho privado sino también a la de derecho público como por ejemplo la relativa a prevención de blanqueo de capitales, fraude fiscal y financiación de terrorismo. Además del filtrado que realiza cada notario de cada operación, la tecnología del Notariado permite el cruce y análisis de los millones de datos que los notarios facilitamos a nuestros servicios centrales debidamente segmentados e interoperables detectando las operaciones sospechosas para informar de las mismas a las autoridades policiales, fiscales, financieras y judiciales. Los algoritmos de búsqueda son mejorados constantemente y permiten un control exhaustivo de todos los negocios que se formalizan ante los notarios. Excluir actos jurídicos del control notarial lleva a una importante pérdida de información centralizada.

Todas estas actuaciones de los notarios se basan hoy en un sistema informático eficiente y seguro que provee el Centro Tecnológico del Notariado, con dos sedes, una en Madrid y otra en Barcelona, y con unos 350 técnicos que dan servicio exclusivamente a los notarios y a quienes con ellos se relacionan. Ese fue el objetivo inicial del Centro: facilitar la relación telemática entre los notarios y las administraciones públicas para dar un mejor servicio al ciudadano.

EL ESQUEMA SOBRE EL QUE SE DESARROLLA ESTE PROGRESO TECNOLÓGICO NO OLVIDA ALGO BÁSICO PARA LOS NOTARIOS: LA ATENCIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS DEL SERVICIO Y LA INMEDIACIÓN DEL NOTARIO EN LA PRESTACIÓN DE SU FUNCIÓN

Dos leyes, la 24/2001 y la 24/2005, dieron un importante impulso a estas comunicaciones.

Servicio a la sociedad. Pero uno de los hitos más importantes del Notariado español lo supuso la creación en 2004 del llamado Índice Único Informatizado (IUI) que implicó, con enorme esfuerzo por parte de los notarios, contar con un archivo digital que recoge todos los datos de los documentos notariales estructurados. En la actualidad este índice constituye la segunda base de datos de España, solo superada por la Agencia Tributaria. La potencia actual y la potencialidad de este “hub” tecnológico, CTNotariado, puede deducirse de la relación de servicios que se prestan y su magnitud numérica.

Cada día utilizan directamente la plataforma notarial más de 20.000 notarios y empleados de notarías. Cada año los 2.700 notarios españoles utilizan la firma electrónica cualificada en quince millones de ocasiones siendo uno de los sectores de actividad que más la usan.

Todo este entramado tecnológico tiene su base en un plataforma homogénea y única para todos los notarios (SIGNO) permitiendo una total interoperabilidad entre ellos y entre ellos y el resto de actores a los que a continuación nos referiremos con una red de comunicaciones segura (RENO).

Así en 2023 se remitieron al Ministerio de Justicia 900.000 partes testamentarios para su constancia en el Registro General de Actos de Últimas Voluntades (en el que se consulta una vez fallecida una persona qué testamentos ha otorgado). En ese mismo año se obtuvieron desde las notarías más de 200.000 certificados de ese registro y otros tantos del Registro de Seguros de Vida (desde el que se obtiene información de los seguros de ese tipo que tenía una persona fallecida).

También en el mismo periodo se realizaron más de medio millón de consultas a las bases de datos de los ayuntamientos españoles para comprobar si existen deudas de tributos municipales que puedan afectar al adquirente de una finca, garantizando así su indemnidad. Esto implica tener acceso a más de 5.000 entidades locales con las que se realiza la consulta online y en tiempo real. Además, se realizaron más de 1.200.000 comunicaciones a ayuntamientos para poner en su conocimiento hechos imponibles que dan lugar al devengo de impuestos. Esta actividad culmina con la expedición de más de 5.000.000 de copias electrónicas que han dado lugar, además de otros muchos efectos, a más de 3.000.000 de inscripciones en registros de la propiedad y mercantiles.

Podrían ofrecerse muchos más datos tan representativos como estos, siendo toda una muestra de la envergadura del sistema informático del Notariado cuyo último gran hito ha sido la implantación del protocolo electrónico operado por la ley 11/2023.

El protocolo electrónico. Si bien en todas las notarías ya existía una réplica electrónica del protocolo en papel, esta Ley 11/2023 ha dado carácter legal y oficial al mismo. Desde el 9 de noviembre de 2023 todos los documentos notariales tienen un doble formato en papel y electrónico, siendo este último “reflejo” del primero. De esta manera las copias electrónicas, que hasta ese momento estaban reservadas para su utilización con registros y administraciones públicas, pueden ser utilizadas por los ciudadanos en general. El protocolo notarial electrónico permite generar copias con Código Seguro de Verificación (CSV) cuya comprobación tiene lugar en la Sede Electrónica Notarial que también crea esa norma, cuya puerta de entrada para el ciudadano, el PNC, cuenta ya con más de 400.000 usuarios. Este sistema también permite instaurar una importante novedad cual es el otorgamiento por videoconferencia que, mediante un canal totalmente seguro y la utilización de firma electrónica cualificada, posibilita la firma de documentos desde cualquier lugar del mundo.

EL PROTOCOLO NOTARIAL ELECTRÓNICO PERMITE GENERAR COPIAS CON CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN (CSV) CUYA COMPROBACIÓN TIENE LUGAR EN LA SEDE ELECTRÓNICA NOTARIAL

Finalmente destacaremos que en el ámbito internacional el Notariado español está trabajando de la mano de otros muchos en la creación de redes de intercambio de documentos.

El objetivo del Notariado es garantizar la seguridad jurídica en España. El Estado del Bienestar requiere inversiones y las inversiones requieren seguridad. En España el Gobierno de la Nación apuesta por una función notarial moderna, tecnificada pero basada en la atención personalizada. El CGN y el CTNotariado también apuestan por ello y por socializar su conocimiento y experiencia.