El primer paso fue crear el protocolo electrónico notarial, que es un reflejo idéntico del protocolo notarial en papel (que conserva los originales de todos los documentos notariales otorgados por un notario cada año).

Ahora la matriz de cualquier documento notarial se recoge en dos soportes: papel y digital. El formato papel se conserva en el protocolo que custodia el notario. El formato electrónico se guarda en el protocolo electrónico del mismo notario que se conserva en la Sede Electrónica Notarial, que es custodiado por el Consejo General del Notariado.

Al protocolo electrónico solo tienen acceso el notario titular y los empleados que este designe a efectos, por ejemplo, de expedición de copias. Entre el 9 y el 21 de noviembre se crearon 114.942 protocolos electrónicos.

LOS CIUDADANOS Y LAS EMPRESAS YA PUEDEN DISPONER DE COPIAS ELECTRÓNICAS DE SUS ESCRITURAS

Actos societarios

Además, la nueva ley, que traspone la Directiva 2019/1151, establece que sin necesidad de presencia física un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro. La directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y que, en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros, donde las sociedades se constituyen ante notario, se conserve un modelo que es seguro y ágil y que permite luchar contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

La nueva regulación señala también que pueden realizarse a distancia todos los actos societarios, desde la constitución de sociedades (de responsabilidad limitada con aportaciones dinerarias), al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, etc.

También es posible autorizar pólizas mercantiles, algunos poderes especiales, los requerimientos iniciales de ciertas actas y aquellas diligencias que fueran susceptibles de practicarse por videoconferencia; los testimonios de legitimación de firmas; las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad y la división de la propiedad horizontal. Por último, pueden autorizarse actos de conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente; y actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente. Y, por último, en caso de darse una epidemia, podrían autorizarse testamentos online mientras durase la obligación de confinamiento.

Todos los servicios digitales que prestan los notarios tienen lugar en la Sede Electrónica Notarial, cuya puerta de entrada para ciudadanos y empresas es el Portal Notarial del Ciudadano (www.portalnotarial.es). Esta sede es única y corresponde al Consejo General del Notariado su titularidad, desarrollo, gestión y administración.

Tras estudiar a fondo los bots, siento que les voy a hablar de plagas de langostas como las que arrasan campos, pero en versión informática. estos son los bots maliciosos, como los que atacan a una empresa o manipulan personas. También están los bots buenos, los que le ayudan en las tareas más repetitivas, algo así como los Oompa-Loompas, los minúsculos trabajadores de Charlie y la fábrica de chocolate. Un ejemplo de sus tareas: hacer búsquedas en internet.

La palabra bot viene de robot. si este hace tareas repetitivas en una fábrica, el bot lo hace en el mundo virtual. Hablamos con Rubén Lirio, miembro de Enisa (European Union Agency for Cybersecurity) y responsable global de ciberseguridad de Dekra, una multinacional alemana de servicios. «Por regla general un bot tiene pocos kilobytes o megas. son muy ligeros informáticamente hablando. Unas líneas de código que son funciones repetitivas sin mucho valor añadido».

Por ejemplo, las denominadas «arañas web», que son los bots de los buscadores como Google o Bing, rastrean millones de páginas para saber qué contienen. «Imagínate una fábrica de zumos –continúa Rubén–, la fábrica sería el algoritmo donde se fabrica el jugo. Su materia prima son las naranjas, así que los bots serían las personas que las recolectan recogiendo información de cada página. Luego el algoritmo es el que ordena esa página cuando se muestra en el buscador». Hay muchos más bots buenos, los que detectan los atascos en la ciudad, como los que se usan en atención al cliente con respuestas preestablecidas (buenos días, ¿qué desea? …) La irrupción de la inteligencia artificial los ha mejorado extraordinariamente. La inteligencia artificial los usa para mejorar su propia experiencia recopilada a través de ejércitos de bots. El resultado es que, como señala Rubén, pueden «redactar una resolución judicial, simular tu voz e incluso hacerse pasar por ti». Ha conseguido hasta que los actores de Hollywood se pongan en huelga. ¿el motivo? Las productoras quieren, por contrato, poder escanear sus rostros con diferentes expresiones y usarlas sin previo pago. un negocio redondo para la productora; una ruina para los actores.

ESTÁN LOS BOTS MALICIOSOS, COMO LOS QUE ATACAN A UNA EMPRESA O MANIPULAN PERSONAS. TAMBIÉN ESTÁN LOS BUENOS, QUE LE AYUDAN EN TAREAS REPETITIVAS

El negocio de la atención. «Ahora internet se basa en la ‘economía de la atención’: tenerte pegado a la pantalla», continúa Rubén Lirio. «Cuanto más tiempo consumas, más anuncios verás y más fácil será influenciarte». Ya conoce el dicho: «una mentira mil veces repetida se convierte en verdad». Y, ¿quién se encarga de repetirla millones de veces y en cuestión de segundos? Los bots.

Oficialmente, Twitter y Facebook reconocen que el 5% de sus usuarios son bots, no personas. Eso aminora su valor. Es como poseer un almacén pero con cajas vacías. Así que cuidado con las opiniones que son tendencia en redes sociales. Quizá se vea atraído a opinar e incluso a actuar. Uno se siente más seguro de hacerlo cuando se ve respaldado por la misma opinión de los demás, aunque la realidad es que esos «otros» pueden ser fantasmas, o sea, bots. Un truco para detectar si una cuenta es un bot es si lanza mensajes a la misma hora, sobre todo de madrugada. También hay varias aplicaciones que las detectan, como Botometer.

Una red de cuentas bots administradas por un mismo individuo se denomina botnet. De hecho, en internet se pueden comprar miles de esos seguidores. Como señala Rubén Lirio: «Imagínate que eres insultado por miles de seguidores. A lo mejor como adulto no te afecta, pero a un adolescente sin una personalidad formada le pueden destrozar. Por eso creo que los contenidos en redes tienen que ser regulados, por los peligros que conllevan. Además, gracias a la información que recopilan los bots, las redes sociales se polarizan». Rubén borró las redes sociales de su móvil cuando nacieron sus hijos, para darles ejemplo. «Profesionalmente las necesito pero están en el ordenador del trabajo», señala.

En el conjunto de internet el uso de bots es mucho mayor: un 47,4%, según el informe de la consultora Imperva de 2022. La resta es fácil: solo un 52,6% del tráfico de internet en 2022 fue de humanos. De hecho, uno de los peores ataques informáticos es un DDOS (Distributed Denial of Service o ataques de denegación de servicio distribuidos). Como nos explica Rubén Lirio: «En segundos, millones de bots hacen peticiones a una web. esta no tiene capacidad para responder y se bloquea». Sucedió con Twitter, Spotify y Netflix. Son ataques que se pueden comprar en el mercado negro de internet.

Mónica Domínguez «era» o «es» una persona y una periodista excepcional. «era» porque falleció el 31 de julio de 2022 con 38 años tras sufrir cáncer, y también «es» porque para los que la conocimos sigue viva en nuestro recuerdo. Le gustaban las redes sociales para plasmar sus trabajos, sobre todos sus viajes. Por algo su lema era «viajar es volar» y su última ocupación tuvo lugar en Viajeros Cuatro. al escribir este reportaje uno siente la tentación de mandarle un mensaje privado a través de sus redes sociales para conocer cómo enfocaría el tema. Porque esa es la sensación que se tiene al verla en Instagram o Youtube: que sigue estando aquí, sonriendo. como la frase, sin autor conocido, de que «lo importante no es olvidar, es recordar sin que duela».

Isabel, la hermana de Mónica, es la que de vez en cuando está un poco pendiente de sus perfiles. siguen siendo un vínculo con las personas que la conocieron: «Por ejemplo, los propietarios de un hotel con los que se llevaba muy bien le escribieron diciendo que hacía tiempo que no sabían nada de ella, es entonces cuando les respondo y les digo que Mónica nos dejó». También reconoce que «de vez en cuando, amigos suyos le envían mensajes porque se acuerdan de ella: un aniversario, un lugar que visitaron…». esta es una posibilidad, que un familiar o amigo de confianza que posee las claves de acceso mantenga mínimamente activas las redes sociales de la persona fallecida.

LAS ÚLTIMAS ESTIMACIONES APUNTAN A QUE 60 MILLONES DE CUENTAS DE FACEBOOK SERÍAN DE FALLECIDOS

Mensajes postmortem. También hay webs que permiten que el propio interesado, antes de fallecer, pueda gestionar su presencia póstuma en redes sociales como Afternote, Knotify o Deadsocial (aunque el diseño de esta última nos parece pobre). Básicamente almacenan las confesiones del interesado con videos de su vida o programando envío de mensajes para las personas más queridas cuando muera. ¿Cómo lo saben? Antes se ha nombrado a tres personas de confianza o trustees que pueden acceder a estos deseos y mensajes tras el fallecimiento. La otra fórmula exige al usuario que entre en la web con cierta periodicidad. si no lo hacen, el programa entiende que ha fallecido y envía los mensajes a las personas queridas como en el caso de Dead Man’s switch (www.deadmansswitch.net). su versión gratuita envía dos mensajes y la de pago (50 dólares), 100. En otros casos, se roza la ciencia ficción, como en el caso de «Eter9». Su lema es «sé tú dos veces». La aplicación crea un clon nuestro basado en inteligencia artificial. En un principio, funciona como Facebook. En vida toma nota de las interacciones con otras personas, desde los «me gusta» hasta los comentarios. son datos de los que se nutre su inteligencia artificial para que después de fallecido la actividad continúe. Es decir, crea mensajes para situaciones nuevas como si estuviésemos vivos.

HAY ALLEGADOS QUE PREFIEREN CERRAR LAS CUENTAS PORQUE LES INCOMODA QUE AL FALLECIDO LE SIGAN ETIQUETANDO EN COMERCIOS O QUE RECIBA FELICITACIONES

Pese a la decena de años que lleva la web en funcionamiento apenas cuenta con unos pocos miles de inscritos. Nada que ver con los 2.958 millones que tiene la red social con más seguidores del mundo, Facebook, según el informe Digital 2023 de la consultora We Are Social. Ahora bien, las últimas estimaciones apuntan a que 60 millones de cuentas serían de fallecidos. Otro estudio, el de Oxford Internet Institute, señala que, de seguir esta tendencia, en el año 2070 habría en Facebook más muertos que vivos. Esto confirma lo que percibimos que se hace habitualmente con el perfil social cuando alguien muere: nada.

En otros casos, los allegados prefieren cerrar las cuentas porque les incomoda que al fallecido le sigan etiquetando en comercios, que reciba felicitaciones u ofertas por su cumpleaños o, incluso algo peor: que le pirateen su perfil en la red social. Esto se ha dado en EE.UU. con famosos con muchos seguidores. Curiosamente también están los que tienen sus redes sociales pero que fallecieron antes de que internet existiera, como Marilyn Monroe (@MarilynMonroe con 252.000 seguidores) o Edgar Allan Poe (@Edgar_Allan_Poe, con unos 90.000). Edgar dejó de escribir hace 5 años; quién sabe si es que esta vez murió de verdad.

Si se poseen las claves de acceso del familiar fallecido se pueden cerrar las cuentas actuando como si fuera él. Esta es la forma más eficaz de hacerlo. Si no se tienen, las principales redes sociales disponen de formularios para cerrarlas.

Sin embargo, como nos señala José María Plata, especialista en reputación online y en borrar rastros en google, «es muy difícil comunicarse con los administradores de las redes sociales. Hay que insistir varias veces porque lo habitual es que no te contesten y si lo hace es un bot, un sistema que contesta automáticamente. Hay que insistir hasta que te atiende una persona. Puedes tardar desde un par de días a uno o dos meses». Esa parece ser la norma de las redes sociales: poner trabas. En Facebook pueden tardar hasta 90 días en eliminar un perfil. Además, se consigue que sea inaccesible pero no desaparece la información compartida con otros usuarios. Tres meses. Y eso que el artículo 96 de Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de «Protección de Datos Personales» señala que en casos como este se «deberá proceder sin dilación».

UNA POSIBILIDAD ES QUE UN FAMILIAR O AMIGO DE CONFIANZA MANTENGA MÍNIMAMENTE ACTIVA LAS REDES SOCIALES DE LA PERSONA FALLECIDA

Testamento digital. Es un término de moda que nos encontramos incluso en varias webs de la administración y, lo más importante, lo cita la Ley 3/2018. Los testamentos digitales permiten que las personas reflejen en una escritura pública ante notario su voluntad sobre qué se debe hacer cuando mueran con su huella digital: desde sus emails a sus redes sociales, y quién debe hacerlo. Los expertos que asistieron a la sesión «la herencia digital» celebrada por la Fundación notariado el pasado marzo coincidieron en que las voluntades digitales son parte del contenido no patrimonial susceptible de ser recogido en un testamento. Es decir, la herencia es solo una, da igual que sea digital o no.

Porque nuestro patrimonio incluye todos los bienes y derechos, independientemente de su naturaleza, y por tanto su tratamiento legal debe ser unitario. ¿Tú cómo lo ves, Mónica?

Todos los servicios digitales que presten los notarios tendrán lugar en la sede electrónica notarial, cuya puerta de entrada para ciudadanos y empresas es el Portal Notarial del Ciudadano www.portalnotarial.es. Esta sede es única y corresponde al Consejo General del Notariado su titularidad, desarrollo, gestión y administración.

La nueva ley, que traspone la directiva 2019/1151, exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro. La directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y que, en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros, donde las sociedades se constituyen ante notario, se mantenga un modelo que es seguro y ágil y que permite luchar contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

LOS SERVICIOS DIGITALES QUE PRESTEN LOS NOTARIOS TENDRÁN LUGAR EN LA SEDE ELECTRÓNICA NOTARIAL, CUYA PUERTA DE ENTRADA ES WWW.PORTALNOTARIAL.ES

Todos los actos societarios. La regulación recoge además que podrán realizarse, por vía digital, todos los actos societarios, desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, etc.

Los notarios podrán autorizar también en la sede electrónica notarial las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto; las pólizas mercantiles; los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos o la revocación de poderes, excepto los preventivos. Asimismo, la norma señala que el notario podrá autorizar en línea las cartas de pago y las cancelaciones de garantías, los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia; los testimonios de legitimación de firmas; las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad y la división de la propiedad horizontal. Podrán autorizarse actos de conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente; y actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente. Y, por último, en caso de darse una epidemia, podrían autorizarse testamentos online mientras durase la obligación de confinamiento.

Otra de las novedades que trae la ley es la puesta en marcha del protocolo electrónico notarial que será un reflejo idéntico del protocolo en papel. La escritura en papel será conservada en la notaría y su versión digital se enviará al Consejo General del Notariado en formato pdf, encriptado, junto a una ficha en formato XML con los datos de ese documento extractados. solo podrá acceder a ellos el notario titular, bajo su clave, o los empleados que éste designe a efectos, por ejemplo, de expedición de copias, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.

LA INICIATIVA CONSTA de cuatro episodios y narra cronológicamente las diferentes fases en la vida de un notario, desde el momento en que decide afrontar la oposición hasta su día a día en la notaría o su experiencia como preparador de opositores. Cada pieza se centra en una etapa y los cuatro notarios protagonistas cuentan su experiencia personal, analizando su profesión y los valores que representa para ellos. Entre los cuatro participantes de #QuieroSerNotario se encuentran una notaria recién aprobada, una preparadora de la oposición, un notario joven y otro más experimentado y también preparador.

Sus vivencias.

Ángeles Picado es notaria en Selva del Camp, Tarragona, desde hace pocos meses, ya que aprobó la oposición en 2022. En el vídeo explica que su familia siempre la respaldó: «A mis padres les encantó que decidiera opositar y he tenido la suerte de que mis círculos más cercanos siempre me han apoyado». También comenta los motivos por los que decidió opositar a notarías: «Lo que más me motivaba para ser notaria era la estabilidad y autonomía que te ofrece la profesión, que te permiten organizarte más o menos como quieras. Además, es importante el factor social, ya que estás en contacto con la gente, y eso me parece muy bonito».

Fernando Romero es notario en Yeste, en Albacete. Romero, con siete años de ejercicio profesional, destaca la meritocracia, «porque al Notariado se accede por oposición, un sistema objetivo de elección, y a eso todos podemos llegar». En el video también cuenta su historia personal: «Yo empecé periodismo y cuando me di cuenta de que no iba a ser un gran columnista en un gran diario nacional me cambié a derecho y poco a poco fui consciente de que el notariado era lo que más iba con mi carácter».

Carmen Rodríguez es notaria en Cieza, en Murcia y cuenta con experiencia en la preparación de opositores: «El nivel de implicación que sientes con un alumno es total. Es una responsabilidad grandísima. Por ejemplo, cuando tuve a mis hijos estuve un tiempo sin preparar porque entendí que no les podía dar todo lo que se necesita. Cuando alguien que he preparado aprueba es uno de los momentos más bonitos que hay en la vida», asegura.

ENTRE LOS CUATRO PARTICIPANTES SE ENCUENTRAN UNA NOTARIA RECIÉN APROBADA, UNA PREPARADORA DE LA OPOSICIÓN, UN NOTARIO JOVEN Y OTRO CON UNA DILATADA EXPERIENCIA

Por último, José María Graíño, notario en Caldas de Reis, en Pontevedra, es un notario con una dilatada experiencia que también ejerce de preparador. Graíño aconseja a los jóvenes, además de estudiar, «trabajar aspectos personales como la fortaleza física y psíquica, la resiliencia… De alguna manera emular al ave fénix». «El recuerdo al que más cariño tengo de la oposición es el día que aprobé. Lo primero que hice fue subir a uno de mis montes favoritos y contemplar la ría», concluye.

EL DENTISTA HABÍA sido bueno aunque me dejó un dolor punzante que me perseguiría durante varias horas. Tras pagar en recepción, en la segunda planta, la joven que atendía me dijo:
–«¿Le importa ponernos una reseña positiva en Google?»
–«Cuando llegue a casa lo haré», dije balbuceando. «Quería marcharme cuando antes».
–«Solo va a ser un momento», insistió.
–«En casa, gracias».
–«Yo le explico cómo hacerlo. Déjeme el teléfono y lo hacemos juntos», dijo extendiendo su mano a mi móvil.

Parecía la emboscada de un vendedor de telefonía en un centro comercial y mi salida de la clínica adquiría visos de fuga que, afortunadamente, logré sin pagar el chantaje de escribir una reseña. La clínica es grande, con decenas de gabinetes, ubicada en la zona de negocios de Nuevos Ministerios, en Madrid. No necesita de un empujón para darse a conocer. Pero, ¿tan importante se han vuelto las reseñas incluso para las grandes compañías? Llamamos a Alex Romero, experto en marketing digital, que nos devuelve la respuesta con otra pregunta: «¿Qué es lo que primero que miras cuando quieres comprar algo por internet? Las reseñas. Sirven para simplificarte la búsqueda, por ejemplo, seleccionando productos con cinco estrellas. Para dar el paso de compra, el consumidor exige la ‘prueba social’ (social proof): las opiniones de otros consumidores que nos dan más confianza».

Varios estudios realizados este año en EE.UU. y Gran Bretaña sobre marketing digital (como el de BrightLocal, por ejemplo) señalan que el 85% de los consumidores confían en las opiniones en línea; se ven diez reseñas de media antes de comprar en un negocio, o que se gasta un 30% más en una empresa que tiene buenas referencias. Es un mecanismo psicológico que ya conocía la publicidad desde hace tiempo. ¿Se acuerdan de los anuncios de detergentes en los que unas compradoras decían lo blanca que dejaba la colada? El problema es que el consumidor era consciente de que era publicidad y era más difícil de creer. Con las reseñas, las personas piensan que se les dice siempre la verdad. Algo fundamental para vender cuando la competencia es global.

EL 85% DE LOS CONSUMIDORES CONFÍAN EN LAS OPINIONES EN LÍNEA Y SE VEN DIEZ RESEÑAS DE MEDIA ANTES DE COMPRAR EN UN NEGOCIO

Comprar reseñas.

Imagine que tiene un negocio y quiere hacerlo más cool. Puede comprar reseñas. Salen centenares de anuncios en Google del tipo «compra reseñas fácilmente» o «las reseñas más baratas», incluso puede comprar lotes. Detrás hay empresas de marketing digital que las insertan, o bien con bots (programas informáticos que hacen tareas reiterativas) o de forma manual, con opinadores que son personas reales. Como señala Alex Romero, «tienen bajo sueldo a diferentes usuarios de Google, con perfiles diferentes, distintas IP (identificador de computador), diferentes fotos reales, etc.».

SALEN CENTENARES DE ANUNCIOS EN GOOGLE DEL TIPO ‘COMPRA RESEÑAS FÁCILMENTE’ O ‘LAS RESEÑAS MÁS BARATAS’, INCLUSO PUEDE COMPRAR LOTES

¿Quiere ganarse un dinero extra pero éticamente discutible? En una sencilla búsqueda en Google encontrará que puede escribir reseñas falsas sin moverse, haciendo corta y pega del mensaje que le envían, por un euro cada reseña. Incluso, en la indagación de este reportaje, comprobamos cómo una compañía nos paga 15 euros en un cheque de Amazon por una reseña de unos cascos inalámbricos.

El problema que surge es claro: si es tan fácil mentir en las reseñas, nuestra confianza decae y eso es lo último que quieren Google y Amazon. No tendría sentido que usted para informarse leyese un periódico de fake news. De hecho, como nos señala Alex Romero, ellos tienen robots de inteligencia artificial para detectar reseñas falsas. Detectan, por ejemplo, si lo que se pone es «copia y pega» de otra reseña. «Un truco: nadie gasta media hora de su tiempo y se pone a describir con fotos y todo lujo de detalles con 40 líneas un producto. Lo más probable es que se lo hayan regalado». De hecho, Google penaliza las reseñas falsas. Pero entonces, ¿por qué es tan fácil conseguir dentro del mismo buscador páginas que las venden? Según Alex Romero es porque, al parecer, el anuncio patrocinado se puede lanzar en un corto espacio de tiempo antes de desaparecer. Es el tiempo suficiente para captar clientes sin que a Google le dé tiempo a reaccionar. Además, Google gana dinero con cada clic en ese anuncio patrocinado para obtener reseñas. A quien seguro que castigará será a la empresa que compra los comentarios falsos. Si el algoritmo lo descubre, bajará su lugar en las búsquedas o, incluso, quitará el perfil de Google business.

EL PROBLEMA QUE SURGE ES CLARO: SI ES TAN FÁCIL MENTIR EN LAS RESEÑAS, NUESTRA CONFIANZA DECAE Y ESO ES LOS ÚLTIMO QUE QUIEREN GOOGLE Y AMAZON

En la Unión Europa, EE.UU., y algún otro país se multan las reseñas falsas. Lo dice la directiva (UE) 2019/2161, que fue traspuesta en nuestra Ley de Consumo en noviembre de 2021. Se multará a los que compren reseñas y a los que incluyan en su propia web comentarios sin hacer la comprobación de que realmente sus autores han adquirido el bien o servicio. La cantidad puede llegar a ser ocho veces el beneficio que se considera que se ha obtenido.

De momento, no hemos encontrado empresas en España multadas por este motivo. Sí en Francia, que fue una las primeras en trasponer la normativa europea a la empresa Concileo. Un tribunal de París la condenó a 50.000 euros.

Esto posibilitó que los notarios alcanzasen altos grados de eficiencia y una constante mejora en la prestación de sus servicios a la sociedad. Un camino en el desarrollo tecnológico cuya cima se alcanzará en noviembre de este año con la entrada en vigor de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales; y que trae consigo la creación del protocolo electrónico notarial.

En 2021 se abrió esa sede electrónica a ciudadanos y empresas a través del Portal Notarial del Ciudadano, en el que actualmente se pueden realizar algunos trámites previos a la firma, videoconferencias con el notario y recibir copias simples de las escrituras públicas, entre otros.

LOS PROTOCOLOS NOTARIALES PERTENECEN AL ESTADO Y LOS NOTARIOS SON SUS CUSTODIOS

Será en noviembre de 2023 cuando se dará un paso más pues, gracias a la aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales, los notarios podrán autorizar actos jurídicos por vía online por primera vez en la historia y pondrán en marcha el funcionamiento de su protocolo electrónico.

Los documentos que se podrán autorizar por vía íntegramente online, a través del Portal Notarial del Ciudadano, serán las pólizas mercantiles y todos los actos societarios, así como determinados actos unilaterales como algunos tipos de poderes, las cartas de pago, las declaraciones de obra nueva y la división horizontal que no implique extinción de condominio, testamentos en situación de epidemia y, si el notario lo considera conveniente, actos de conciliación. Para que esos servicios se puedan realizar de forma online el notario requiere de la existencia del protocolo electrónico, que convivirá con el protocolo notarial en papel.

LOS NOTARIOS PODRÁN ENTREGAR COPIAS ELECTRÓNICAS AUTORIZADAS DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES A LOS CIUDADANOS Y EMPRESAS

¿Qué es el protocolo notarial? El protocolo notarial en papel es la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas en un año por cada notario. El Reglamento Notarial indica cómo tienen que ser los tomos en los que se conserva, «el grueso del libro va metido en una caja de cartón para evitar que le entre polvo y las cubiertas y correas con las que va atado son de piel, como marca la regulación», explica la notaria y portavoz del Consejo General del Notariado, María Teresa Barea. «Al final del año el notario tiene todo lo que ha firmado en 20 o 30 tomos encuadernados y ese es su protocolo anual». Este protocolo, de carácter confidencial, se formaliza y conserva, inicialmente, en la plaza notarial correspondiente y es custodiado por el notario titular de cada plaza, que no se lo lleva en caso de traslado pues el protocolo pertenece al Estado. Los notarios los conservan, con arreglo a las leyes, como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad.

Cuando entre en vigor la nueva ley y los notarios comiencen a utilizar el protocolo electrónico, este «será un reflejo idéntico del protocolo en papel. Es decir, de cada escritura solo habrá una matriz que tendrá un doble soporte (en papel y digital)», señala Barea. La escritura en papel será conservada en la notaría y su versión digital se enviará al Consejo General del Notariado en formato PDF, encriptado, junto a una ficha en formato XML con los datos de ese documento extractados. Tendrán acceso a ese protocolo tanto el notario titular, bajo su clave, como los empleados que éste designe a efectos, por ejemplo, de expedición de copias. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos, transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza, a los Archivos Generales de Protocolos de cada colegio notarial.

Gracias al protocolo electrónico los notarios podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos.