Alemania aprueba la constitución “online” de sociedades en presencia de notario

Con la adopción de la Directiva (UE) 2019/1151 sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades, el legislador europeo ha dado un paso importante para adaptar el derecho de sociedades europeo a la era digital. La idea central es introducir la constitución en línea de sociedades de capital en toda la Unión. Además, se regulan los procedimientos en línea para las solicitudes previas a la inscripción en el registro mercantil y la presentación de documentos de sociedades y sucursales.

La introducción de la constitución en línea en toda la Unión facilitará la creación de sociedades de capital tanto nacionales como transfronterizas. Al mismo tiempo, la Directiva demuestra un profundo respeto por los diferentes sistemas y tradiciones jurídicas de los Estados miembros en el mundo electrónico y les permite adaptar sus tradiciones jurídicas nacionales a los requisitos europeos, en particular, mediante la intervención obligatoria del notario, cuya importancia para garantizar la seguridad jurídica y evitar los abusos se reconoce también en la era digital.

Saludamos muy favorablemente este planteamiento. En efecto, en países como España y Alemania, la constitución de sociedades y las posteriores modificaciones estructurales están sujetas al control preventivo del notario. Hay varias razones para esto.

El control preventivo garantiza que las sociedades se constituyan y sigan existiendo de forma legalmente eficaz. Al mismo tiempo, la identificación fiable de los accionistas y administradores por parte del notario permite determinar con certeza quién está detrás de una sociedad y quién puede representarla. A continuación, se inscriben en el registro mercantil los datos relativos a la existencia de la sociedad, sus estatutos y las personas facultadas para representarla, así como la manera en que están autorizadas a hacerlo. Gracias al «control de entrada» por el notario, los actores de las transacciones legales pueden basarse en la información registral, dotada de fe pública. Esto crea un entorno seguro, sencillo y de confianza para las transacciones legales y contribuye a una fiscalidad eficaz y a la lucha contra el blanqueo de capitales.

Sin embargo, la intervención del notario va mucho más allá. La complejidad del derecho de sociedades requiere soluciones a medida que, en la mayoría de los casos, se consiguen a través de estatutos redactados individualmente. Cuestiones importantes como el nombre y el objeto de la sociedad o el régimen económico matrimonial de los accionistas deben aclararse caso por caso. Por este motivo, los Estados miembros también pueden exigir la intervención obligatoria de los notarios en este ámbito.

El proyecto de ley del Ministerio Federal alemán de Justicia, “DiRUG”, de 18 de diciembre de 2020, transpone la Directiva a la legislación alemana. Fue aprobado por el Gabinete Federal (Bundeskabinett) el 10 de febrero de 2021 y por el Parlamento federal (Bundestag) el 10 de junio sin cambios significativos. Como cuenta con el apoyo del Consejo federal (Bundesrat), se espera que se publique pronto en el Boletín Oficial Federal.

Con la ley DiRUG el legislador alemán ha decidido deliberadamente mantener los principios del proceso de otorgamiento de escrituras notariales en presencia física y trasladarlos de forma equivalente al mundo digital. Las piedras angulares de esta transferencia son la videoconferencia con el notario, la identificación digital segura y la firma electrónica cualificada.

En este contexto, solo se permite otorgar escrituras en línea a través del sistema de video comunicación operado por el Consejo Federal del Notariado alemán (Bundesnotarkammer), lo que garantiza los más altos estándares de seguridad, fiabilidad y disponibilidad de los datos y evita que el procedimiento de autenticación se realice a través de servidores extranjeros.

Además, la identificación fiable de los interesados conlleva dos fases: la identificación del fundador a través del sistema alemán de identificación electrónica (eID) y la lectura de la fotografía del documento identidad o pasaporte, que el notario compara con la apariencia del interesado. Este segundo paso es imprescindible para evitar casos de representación encubierta mediante el uso abusivo de un medio de identificación electrónico. El resultado será una escritura electrónica original, firmada por las partes y el notario con una firma electrónica cualificada y conservada en el Archivo Electrónico de Escrituras de la Bundesnotarkammer.

El procedimiento de constitución en línea sólo se utiliza para autenticar escrituras de constitución de una GmbH alemana y para las resoluciones adoptadas en el contexto de la constitución de sociedades, como las que versan sobre el nombramiento de los primeros administradores. Así pues, el legislador alemán se ha pronunciado apropiadamente en contra de una apertura general del procedimiento en línea a todos los procedimientos notariales, dado que los fines de la forma notarial no pueden garantizarse en la misma medida a través un procedimiento en línea. Así, en el derecho de familia y de sucesiones, la comparecencia personal ante el notario tiene por objeto proteger a los interesados de decisiones apresuradas y llamar su atención sobre la especial importancia de la transacción. De modo similar, en derecho inmobiliario no es raro que consumidores y empresarios se encuentren cara a cara y el notario tome precauciones especiales.

En definitiva, la DiRUG no hace de la digitalización un fin en sí misma, sino que permite simplificar y acelerar los procedimientos cuando ello es compatible con las estructuras y funciones vigentes de la autenticación notarial en el sistema de administración preventiva de justicia. Por lo tanto, el sentido de la proporción que han mostrado los legisladores europeos y nacionales debe ser saludado plenamente y sin reservas.