¿Por qué se ha escogido La función notarial y el acceso a la justicia como uno de los temas a abordar, junto a la Circulación de documentos notariales en Iberoamérica, en estas XIX Jornadas Notariales Iberoamericanas?

Queríamos hacer una reflexión sobre el papel que tiene el notario en la relación con la ciudadanía; en qué forma participa en esa incorporación de un ciudadano a los asuntos jurídicos. El notario es el medio más adecuado para que una persona tenga el primer contacto con la justicia, es quien interviene en la comprensión de los principios generales de Derecho y logra con su asesoría que se realicen pactos que no generen conflicto a los particulares y les devuelvan las consecuencias que la norma establece.

En España disponemos de una Ley de Jurisdicción Voluntaria desde el año 2015, que regula la intervención notarial en actos no contenciosos. ¿Se está trabajando en este sentido en el ámbito de América Latina?

Sí, hay una cantidad enorme de países que cada vez se acercan más a la idea de que el notario participe como mediador, apoyando a la autoridad en la administración de la justicia, más allá de un posible conflicto que fuera objeto de resolución judicial: su intervención implica la presencia del Estado de una manera amable con el ciudadano. El notario, con su infraestructura, va a disponer de todo lo necesario para que los conflictos se resuelvan, en caso de mediación, alcanzando una solución de las dos partes; y en el caso de un conflicto judicial, teniendo un documento con valor o fuerza ejecutiva.

“ESPAÑA ESTÁ JUGANDO UN PAPEL MUY IMPORTANTE EN CUANTO A DIGITALIZACIÓN Y LLEVA UN AVANCE MUY INTERESANTE EN MATERIA LEGISLATIVA. JUNTO A BRASIL, HAN TOMADO LA DELANTERA”

Es muy importante la labor que se está haciendo en México en cuanto a mediación; o en Guatemala en materia de participación en actos no contenciosos. Perú también está remando favorablemente; o Argentina, que había sufrido cierta incomprensión de lo que implica una desjudicialización del sistema, pero donde ahora el Estado está promoviendo una reforma legislativa que va a permitir que los notarios intervengan en materia sucesoria, con las ventajas que ello implica.

El Notariado iberoamericano está avanzando en la digitalización de sus procesos y actuaciones. ¿Considera importante seguir apostando por el desarrollo tecnológico?

Es definitivo. La sociedad demanda la utilización de los medios tecnológicos y esa posibilidad se ha planteado como una exigencia en el ámbito notarial. Es un punto sensible que implica una reflexión importante y jornadas como estas nos han permitido generar un ‘decálogo’ de actuación digital, que contempla el concepto de ‘comparecencia en línea’. Esto implica la inversión en un sistema digital, la adecuación de la norma a los elementos del soporte electrónico y desarrollar una capacitación hacia el notario y hacia los particulares.

Se está experimentando ya en muchos países. España está jugando un papel muy importante en ello y lleva un avance muy interesante en materia legislativa. Junto a Brasil son los países que han estado tomando la delantera. Los demás vamos siguiendo: Argentina, Bolivia, Ecuador o México, por ejemplo, que lleva un trabajo muy interesante en reforma normativa que está sirviendo de ejemplo a otros países.

Y a futuro, ¿qué otros retos afronta el Notariado a nivel internacional?

Nuestro reto es seguir dejando constancia, cada vez más, de las ventajas de la participación notarial para el desarrollo de un país. La intervención del notario en actos que antaño estaban asociados a los juzgados reduce los recursos dedicados a la administración de Justicia y permite que el erario público se destine a otras finalidades. Un ejemplo podría ser las voluntades anticipadas o los testamentos vitales, que implican la posibilidad para un particular de acudir a la notaría para decidir en una situación de enfermedad terminal. Una declaración notarial en este aspecto es muy importante y descarga de responsabilidades a los familiares.

Le quería preguntar también por la coordinación entre el Notariado, el Catastro y el Registro.

El beneficiario más importante de una correcta coordinación entre los diferentes registros jurídicos, físicos o de usos económicos es el ciudadano. Tener una información coordinada, alimentada por la intervención del notario en los actos jurídicos, genera un atractivo de inversión para los particulares y mayor seguridad. El catastro y el registro dependen estrictamente del Gobierno, los actuantes en ellos son funcionarios públicos, y el notario, como profesional independiente -titular de una función pública-, debe informarles y lograr que esa coordinación sea efectiva y útil para el ciudadano -y consecuentemente para el país-. Eso es trascendental y absolutamente necesario para dar mayor certeza al tráfico jurídico.

“UNA INFORMACIÓN CATASTRAL Y REGISTRAL COORDINADA, ALIMENTADA POR LA INTERVENCIÓN DEL NOTARIO EN LOS ACTOS JURÍDICOS, GENERA UN ATRACTIVO DE INVERSIÓN Y MAYOR SEGURIDAD”

Finalmente, ¿cómo valora la presencia del Notariado como agente fundamental para la seguridad jurídica preventiva, en esta gran cita de la Justicia iberoamericana?

El Notariado sirve tanto a particulares como al Gobierno. Un país que disponga de un Notariado organizado, que genere este tipo de reuniones, tiene mayor posibilidad de crecimiento y desarrollo en paz, tranquilidad, certeza y seguridad. Quién no acude a un país que tiene esa organización y esa institución, como lo está demostrando ahora España, que ha logrado esa conjunción. Al final lo que impera es garantizar el desarrollo de los principios fundamentales de la Justicia. Si eso lo logramos a través de una institución preventiva, como lo es el Notariado, vamos a darle mayor viabilidad económica a cualquier país. Por eso hay muchos países que están tocando la puerta para entrar en la Unión Internacional del Notariado: se han dado cuenta de que es un sistema que provoca el desarrollo económico con seguridad y con certeza.

¿Cuál es la estructura de la DIRNOPLU y cómo trabaja el organismo?

Trabajamos los aspectos administrativos, disciplinarios y el conjunto normativo que regula el servicio notarial. La DIRNOPLU cuenta con un Consejo del Notariado Plurinacional -instancia de control y fiscalización de la actividad notarial-, que está presidido por el Ministerio de Justicia, e integrado además por el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Ministerio de Trabajo y dos representantes del cuerpo notarial.

En Bolivia, los notarios, desde 2018, son notarios de carrera. El acceso a la función notarial es a través de concurso de méritos y examen de competencia y su permanencia en el cargo es indefinida, sujeta a evaluaciones de desempeño periódicas que se realizan cada dos años. Esta evaluación nos permite garantizarle a la ciudadanía que tenemos a los profesionales idóneos para prestar el servicio. Se trata de un proceso y de una carrera notarial absolutamente meritocrática.

¿Cómo ha evolucionado el Notariado de Bolivia en los últimos años?

Estamos avanzando de una manera muy positiva. Hay progresos que definitivamente proyectan al notariado boliviano como un referente en Latinoamérica. Sobre todo, los avances tecnológicos, como el Sistema Informático del Notariado Plurinacional (SINPLU), que empezamos a aplicar de forma gradual desde el año 2022. A partir de esta herramienta tecnológica se elaboran los documentos notariales, conviviendo un archivo digital y un archivo físico de los mismos.

Los documentos que salen al tráfico jurídico tienen altas medidas de seguridad digital, además de la firma ológrafa de los notarios. Medidas como el código QR, a través del cual los intervinientes pueden ver sus documentos. Tenemos también el código único, el código HACH y la firma digital, que garantiza la integridad del documento. Sin duda alguna, tecnológicamente hablando, creo que este ha sido un paso fundamental que ha marcado un antes y un después. Ha situado al Notariado boliviano en la era digital y nos ha permitido, además, interoperar en otros temas como la plataforma Iberfides.

“MEDIANTE LA APLICACIÓN NOTARÍA SEGURA LA CIUDADANÍA PUEDE ENCONTRAR AL NOTARIO MÁS CERCANO, VER LOS ARCHIVOS DE SUS ACTOS NOTARIALES O CONSULTAR EL ARANCEL NOTARIAL”

De igual manera tenemos la aplicación Notaría Segura, mediante la cual la ciudadanía puede encontrar al notario más cercano, ver los archivos de sus anteriores actos notariales o consultar el arancel notarial. En resumen, con esa información tiene la certeza de que le está atendiendo un notario legalmente designado por el Estado. Incluso existe la posibilidad de interactuar entre notarios y ciudadanía, a través de los reportes ciudadanos y el seguimiento de los mismos; es decir, es una plataforma que busca reforzar la seguridad del servicio.

Bolivia fue uno de los primeros países en suscribir un acuerdo con el Notariado español para operar con la plataforma Iberfides, que permite la circulación del documento notarial entre países…

Y ya está funcionando. En enero suscribimos el memorándum de entendimiento entre el Consejo General del Notariado español y la DIRNOPLU y desde el 2 de septiembre esta plataforma está a disposición de la ciudadanía. A fecha de hoy ya se han remitido cuatro documentos de Bolivia a España. Estamos muy contentos de ser pioneros en este proyecto de cooperación internacional y valoramos y agradecemos mucho el gran aporte del Notariado español, que ha creado esta herramienta.

En España, los notarios pueden intervenir en actos de jurisdicción voluntaria desde el año 2015. ¿Se está trabajando también en este aspecto en su país?

En septiembre del 2023 se aprobó un Decreto Supremo a través del cual se ha desarrollado un contexto normativo para disponer de mejor operabilidad en estos temas. En cuanto a las vías voluntarias notariales hoy tenemos, por ejemplo, en materia civil, los actos relacionados con la retención, recuperación y posesión de bienes inmuebles; el deslinde y amojonamiento en predios urbanos; la división y partición inmobiliaria; o la aclaración de límites de medianera.

También en el ámbito sucesorio tenemos los procesos de sucesiones sin testamento; la aceptación pura y simple, y con beneficio de inventario, de herencia; la apertura de testamento cerrado… O en materia familiar el divorcio de mutuo acuerdo y los permisos de viaje de menores al exterior. Además, en cuanto a escrituras públicas especiales, tenemos el nombramiento de tutor o curador de persona mayor de edad, la autorización para el matrimonio de personas de menor edad, la donación de órganos, células y tejidos, o la filiación y la emancipación, entre otras.

“YA HEMOS DADO PASOS PARA CREAR UN ÓRGANO CENTRALIZADO DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO EN BOLIVIA, CON LA ORIENTACIÓN DEL CONSEJO GENERAL DEL NOTARIADO ESPAÑOL”

¿Qué proyectos y retos a futuro afronta el notariado boliviano?

Nuestra visión siempre es mejorar el servicio para llegar a brindar un servicio de excelencia. Por eso pretendemos seguir incrementando las competencias en sede notarial y vamos a trabajar, por ejemplo, en el tema de la mediación, que pudiera ser un rol que ejerzan los notarios de nuestro país.

Otro objetivo que tenemos es crear un Órgano Centralizado de Prevención del blanqueo. Ya hemos dado algunos pasos: hemos recibido orientación del Consejo General del Notariado español y hemos estado también en Perú, recogiendo sus experiencias y sus conocimientos para impulsar la concretización de este órgano, que nos permita hacer mucho más eficaz la lucha contra el blanqueo de capitales.

Esta gran cumbre de Tenerife reúne a todos los actores de la Justicia iberoamericana. ¿Cuán importante es que el Notariado tome parte en esta cita?

Me parece fundamental. El notariado es un actor que, en la medida en que elabora los documentos de los ciudadanos, contribuye enormemente a la seguridad jurídica. Eventos como estos nos ayudan a avanzar, a aunar esfuerzos en el objetivo común de servirle mejor a la gente. Este tipo de actividades, sin duda alguna, van en provecho de la ciudadanía, que es finalmente a quien nos debemos.

En primer lugar, cuéntenos. ¿Cómo funciona el acceso a la carrera notarial en Costa Rica?

El acceso a nuestro sistema notarial es abierto. Hoy, en Costa Rica, hay más de 10.000 notarios para 5 millones de habitantes. Hasta el año 1998, para ejercer como notario tan solo tenías que ser abogado: una irresponsabilidad. En el 98 se creó un posgrado obligatorio para el acceso a la profesión y, ahora, los aspirantes deben superar un examen de incorporación. No es una oposición tan importante como en España, pero estamos trabajando en ello porque la situación nos llevó incluso a la competencia desleal y a casos de corrupción importantes. En cambio, para ser registrador la carrera es prácticamente administrativa.

Como miembro directivo de IBEROREG, ¿cuál es la labor que desempeña esta red?

La red nace en el año 2012, está integrada por 19 países y su objetivo es poner de acuerdo a todos los registros de Iberoamérica para compartir información y crear un espacio de colaboración entre instituciones. Desde www.iberoreg.org se puede encontrar una ficha técnica de cada país, conocer cómo funciona su sistema registral y todas sus figuras. Además, tenemos una plataforma de interconexión en la cual ponemos nuestros registros a disposición de los países para perseguir la delincuencia. Por ejemplo, si un juez de España anda persiguiendo a un delincuente en República Dominicana, que se compró una casa allí con un tema de lavado de activos, a través de IBEROREG se ofrece información de los inmuebles que pueda tener esa persona para cautelarlo y bloquearlo.

“ESTAMOS TRABAJANDO EN EL CATASTRO EN TERCERA DIMENSIÓN. CONTAMOS CON UN SOFTWARE QUE DIAGRAMA EL INMUEBLE CON TODOS LOS DERROTEROS Y LOS INSUMOS QUE TIENE EL CATASTRO”

En Costa Rica, ¿qué tipo de coordinación existe entre el Catastro y el registro inmobiliario?

En el año 2009 iniciamos un proceso de unificación del Catastro Nacional de Costa Rica y el Registro de Bienes Inmuebles. No se coordinan, se fusionan completamente. Necesitábamos compatibilizar la información catastral con la información registral, la parte jurídica con la parte gráfica. Es lo que determinamos como el “principio de espejo”: lo que está en la tierra tiene que estar exactamente igual en el asiento para que haya seguridad jurídica.

Por supuesto que eso nos generó complicaciones; nos encontramos sobreposiciones, duplicidad de planos, dobles inmatriculaciones… Para subsanarlo creamos un Departamento de Saneamiento que permitiera compatibilizar todos los predios. Lo que nos interesa desde los registros es brindar publicidad exacta y precisa para que los terceros dispongan de los inmuebles con mayor seguridad. A fin de cuentas, el registro está para generar riqueza a los ciudadanos.

¿De qué manera contribuyó esa fusión a la seguridad y el tráfico jurídico del país?

Se ha generado una mayor seguridad jurídica. Tanto para los bancos, que prestan con mayor tranquilidad, como para los ciudadanos. A la hora de comprar una casa, contar con esa doble descripción gráfica y científica da mayor certeza. El registro, como resultado de ese levantamiento catastral del territorio nacional, puede generar un certificado, como una nota simple, con la información jurídica: propietario, número de planos, cargas, etc., que incluye además la ortofoto de la finca con todos los linderos.

¿Y a futuro?

Estamos trabajando en el catastro en tercera dimensión. Hoy, en España, cuando compras un suelo disponible ves un hueco en la tierra. Nosotros contamos con un software que se desarrolló para esos efectos y que te diagrama el inmueble con todos los derroteros y todos los insumos que tiene el Catastro. Incluso te determina, dependiendo del momento del día, qué luz va a tener.

Entiendo que contar con esos avances tecnológicos es el resultado de un largo proceso…

Hasta 1971, en mi país, todo se escribía en tomos, pero se nos agotó el papel -suena a chiste, pero es cierto-. Varios registradores viajaron a Argentina, donde se organizó el primer Congreso Internacional de Derecho Registral, cuya próxima edición se va a celebrar en San José de Costa Rica, del 4 al 6 de diciembre. De allí volvieron con muchas ideas, como el modelo de Folios Reales; pero fuimos mucho más allá e invertimos en la migración de los sistemas, pasamos de los tomos a microfichas, microjackets y a la computadora. En 2006 se trasladó todo a un entorno completamente digital, totalmente abierto para su consulta a notarios y operadores jurídicos, pero también a la ciudadanía. Tan solo registrándote y generando un usuario, con un correo electrónico, puedes acceder a toda la información sobre una propiedad, algo que para mí es también uno de los problemas que tenemos, especialmente en materia de protección de datos.

¿Considera que se puede emular este modelo en otros países?

Cada país es distinto. Yo no puedo decir que el modelo costarricense se puede replicar en España. Lo que sí puedo garantizar es que la fusión, o esa buena coordinación, entre el Catastro y el Registro genera innumerables beneficios para todas las partes, especialmente para los usuarios, que es lo más importante. Genera seguridad en las transacciones, certeza jurídica y riqueza.

“RECIENTEMENTE HEMOS APROBADO UN DECRETO Y DESDE EL 17 DE OCTUBRE ES OBLIGATORIO QUE TODOS LOS DOCUMENTOS NOTARIALES SE PRESENTEN DE MANERA TELEMÁTICA”

A día de hoy no se usa papel en Costa Rica… ¿para nada?

Costa Rica tenía un proyecto desde hace muchos años para utilizar completamente el documento electrónico. Con la pandemia los funcionarios dejaron de ir a la oficina y abrimos la ventanilla digital, que ya estaba construida. Entonces los notarios comenzaron a presentar los documentos de forma digital, con firma electrónica.

Recientemente el Ministerio de Justicia ha aprobado un decreto y desde el 17 de octubre es obligatorio que todos los documentos notariales se presenten de manera telemática. Si hoy vas al Registro de Costa Rica no hay nadie, cuando antes había colas de gente pidiendo certificaciones y entregando documentos.

¿Pueden los ciudadanos acceder a los servicios notariales de forma telemática?

Los ciudadanos tienen que acudir necesariamente de forma presencial a la notaría y desde allí se remiten los documentos de manera telemática. Todavía no estamos trabajando en ese sentido, aunque el Notariado español está siendo una ventana con su desarrollo tecnológico y el Protocolo Electrónico Notarial.

La colaboración entre el Notariado y el Catastro cuenta con un largo recorrido histórico. Con la firma de este protocolo, se pretende incentivar e intensificar la cooperación entre ambas entidades, con el fin de identificar nuevas iniciativas que permitan implementar buenas prácticas de actuación.

Así, mediante este protocolo las partes firmantes declaran su compromiso de impulsar un nuevo espacio de colaboración que permita reforzar la concordancia entre la realidad física de los inmuebles que son objeto de negocio jurídico y la descripción catastral de los mismos.

Además, Notariado y Catastro pretenden promover la implementación de fórmulas que permitan garantizar una adecuada formación de los notarios respecto a la tramitación de procedimientos catastrales derivados de la información suministrada. En este sentido, se programarán y llevarán a cabo reuniones y encuentros de trabajo periódicos para garantizar un adecuado funcionamiento de las actuaciones coordinadas entre las mismas.

Mediante este acuerdo, los gestores administrativos podrán recoger las copias de las escrituras públicas de sus clientes en el Portal Notarial del Ciudadano. Adicionalmente, gestores y notarios trabajarán para que, en un futuro cercano, desde las gestorías se pueda remitir de manera telemática a la Sede Electrónica Notarial toda la información de sus clientes, necesaria para formalizar las escrituras públicas; procedimiento que, hasta la fecha, los gestores administrativos realizaban de forma física -remitiendo la documentación en papel- o a través de correo electrónico.

En la firma del acuerdo, José Ángel Martínez Sanchiz consideró imprescindible «abrir todos los cauces digitales posibles que permitan prestar a los ciudadanos y a las empresas servicios seguros y ágiles, en este caso, en colaboración con los gestores administrativos, encargados de realizar en su nombre numerosos trámites”.

El presidente del Consejo General del Notariado señaló que “los notarios creamos hace ya 20 años nuestra Sede Electrónica Notarial, un espacio privado y seguro que hemos abierto a la ciudadanía a través del Portal Notarial del Ciudadano, disponible en internet, en el que pueden darse de alta gratuitamente todas las personas y empresas que quieran”.

“En ese espacio seguro, donde ya ofrecemos diversos servicios notariales íntegramente online, es donde desarrollaremos ahora nuestra colaboración con los gestores administrativos, propiciando una mayor agilidad en el intercambio de información y de las copias de los documentos notariales”, añadió Martínez Sanchiz.

Por su parte, Fernando Jesús Santiago señaló que “este convenio es una expresión más de la apuesta firme y decidida de los gestores de avanzar en una Ley de Colaboración Social Administrativa donde, respetando los diferentes roles, los profesionales y sus colegios contribuimos a solventar la burocratización de la Administración”.

En opinión del presidente de los gestores administrativos, “los notarios, además de amigos y colaboradores muy cercanos, los podemos considerar como otra administración más para nosotros, con unos canales de trabajo (presentación, autorización y recogida) similares al resto de Administraciones. Este acuerdo permite digitalizar en origen, en el punto de partida -la gestoría administrativa-, evitando duplicidades, errores, retrasos e ineficacias”.

“Como he dicho en varias ocasiones desde mi renovación en el cargo, estamos trabajando para alcanzar acuerdos que faciliten los trámites para nuestros clientes, y este es un paso muy importante en este sentido”, concluyó Fernando Jesús Santiago.